Ведение деловой беседы

Виды делового общения Скачать презентацию
<< Деловая беседа		Деловые переговоры >>

Деловая коммуникация

Функции деловой беседы

Структура деловой беседы

Деловые переговоры

Телефонный разговор

Фото из презентации «Ведение деловой беседы» к уроку психологии на тему «Виды делового общения»

Автор: Елена. Чтобы познакомиться с фотографией в полном размере, нажмите на её эскиз. Чтобы можно было использовать все фотографии на уроке психологии, скачайте бесплатно презентацию «Ведение деловой беседы» со всеми фотографиями в zip-архиве размером 367 КБ.

Скачать презентацию

Ведение деловой беседы

содержание презентации «Ведение деловой беседы»

Сл	Текст	Эф	Сл	Текст	Эф
1	Деловая коммуникация. Авторы: Казакова О.А. Райская	0	30	Принципы ведения пресс-конференции: Не допускать	0
1	Л.М. Серебренникова А.Н. Филиппова Е.М.	0		преувеличений, называть вещи своими именами; проявлять
2	Диалогические жанры в деловом общении. Лекция №4.	0		уважение к своим конкурентам, политическим противникам,
3	План. 1.Виды дилогического делового общения. 2.	0		недоброжелателям; не стремиться убедить других в том,
	Деловой разговор и деловая беседа. 3. Групповые формы			что успех – ваше личное достижение, помнить о своей
	делового общения: деловые переговоры, деловое			команде и всех тех, кто работал на успех; избегать
	совещание. 4. Особенности телефонного разговора. 5.			вступать в споры, а также не давать односложные ответы
	Неформальное деловое общение.			типа «да», «нет»; не касаться тем, освещение которых в
4	Виды диалогического делового общения. Деловой	0		прессе для вас нежелательно; не проявлять пристрастия
	разговор – кратковременный контакт, преимущественно на			или неприязни к кому-либо из гостей; стараться
	одну тему. Деловая беседа – продолжительный обмен			замедлять темп задаваемых вопросов, давая более
	сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся			обстоятельные ответы на некоторые из них.
	принятием решений. Переговоры – обсуждение с целью		31	Телефонный разговор. «Пока слово не произнесено,	0
	заключения соглашения по какому-либо вопросу. Интервью			оно узник того, кто собирался его сказать. Когда же
	– разговор с журналистом, предназначенный для печати,			слово сказано, его пленником становится тот, кто
	радио, телевидения. Дискуссия. Совещание (собрание).			произнес его» (Древняя мудрость). «Я написал длинное
	Пресс-конференция. Контактный деловой разговор –			письмо, потому что у меня не было времени, чтобы
	непосредственный, «живой» диалог. Телефонный разговор			написать короткое» (Блез Паскаль).
	(дистантный), исключающий невербальную коммуникацию.		32	Телефонный разговор. Навык лаконичного	0
5	Особенности диалогических форм деловой	0		собеседования приобретается со временем, по мере
	коммуникации: Цель проведения (зачем?); Контингент			повторения разговоров в жестком регламенте.
	участников (кто? С кем? Для кого?); Регламент (как			Документация. Кроме плана, участник телефонного
	долго?); Коммуникативные средства реализации намерений			разговора должен знать, какие документы для разговора
	(как?); Организация пространственной среды (где?);			ему потребуются (картотека клиентуры, обзор, проспекты,
	Ожидаемый результат (какой? Что на выходе?).			отчет, акты, корреспонденция и пр.). Запись разговора.
6	Деловой разговор. Деловой разговор – самый	0		При необходимости нужно подготовить все для записи
	распространенный контактный метод. В отличие от беседы			информации.
	разговор представляет собой форму ситуационного		33	План телефонного разговора: Взаимное представление	0
	контакта. Цель такой коммуникации – обмен информацией			– 20±5 секунд; введение собеседника в курс дела – 40±5
	по конкретному вопросу. Участников, как минимум, двое,			секунд; обсуждение ситуации, проблемы – 100±5 секунд;
	регламент зависит от степени важности предмета и от			заключительное резюме – 20±5 секунд.
	возможности участников разговора. Коммуникативные		34	Поведение во время разговора. Вы набираете номер	0
	средства, типичные для любой беседы: обмен репликами,			телефона только тогда, когда твердо уверены в его
	вопросами и ответами, мнениями и оценками.			правильности. Вы тщательно готовитесь к деловому
7	Элементы ситуационного контакта: Обращение; запрос	0		телефонному разговору, добиваясь максимальной
	(вопрос, затребование информации или описание			краткости. Перед особо ответственными телефонными
	ситуации); ответ (представление информации или описание			переговорами делаются нужные записи на листке бумаги.
	ситуации); согласование действий (взаимодействие);			Если предстоит долгий разговор, спрашивается у
	ожидаемый результат (совместные акции, договоренности,			собеседника, располагает ли он достаточным временем, и,
	решения).			если нет, разговор переносится на другой, согласованный
8	Специфика делового разговора. Эффективность	0		день и час. Добившись соединения по телефону с нужным
	разговора, как и всех коммуникативных деловых жанров,			учреждением, следует представится и представить свое
	может зависеть не только от компетентности его			предприятие.
	участников, но и от манеры держаться, двигаться, от		35	Поведение во время разговора. Во время	0
	речевой культуры, умения слушать, от самоуправления,			продолжительного монолога собеседника по телефону время
	способности «вести свою линию», формулировать свое			от времени лучше подтвердить свое внимание краткими
	собственное суждение, обосновывать возражения и пр.			репликами. Если Вы «не туда попали», следует
9	Деловая беседа. «Самое плодотворное и естественное	0		извиниться, а не вешать молча трубку. На ошибочный
	упражнение ума – беседа. Живое слово и учит, и			звонок полагается вежливо ответить: 2Вы ошиблись
	упражняет. Противные моим взглядам суждения не			номером» – и положить трубку. Работая над важным
	оскорбляют меня, а только возбуждают и дают толчок			документом, лучше выключить телефон или переключить его
	умственным силам» (Монтень). «Хочешь быть умным,			на секретаря. В деловых телефонных переговорах
	научись разумно спрашивать, внимательно слушать,			требуется «держать себя в руках», даже если до этого
	спокойно отвечать и переставать говорить, когда нечего			были причины для неудовольствия. В качестве ответа на
	больше сказать» (И. Лафатер, швейцарский мыслитель			телефонный звонок следует назвать свою фамилию.
	XVIII в.).		36	Поведение во время разговора. Завершая деловой	0
10	Деловая беседа. Деловая беседа – передача или обмен	0		разговор по телефону, необходимо поблагодарить
	информацией и мнениями по определенным вопросам или			собеседника и пожелать ему успеха. Если коллега,
	проблемам. По итогам деловых бесед принятие решений,			которого спрашивают по телефону, отсутствует, следует
	заключение сделок необязательно. Деловая беседа может			спросить, что ему передать, и оставить записку на его
	предварять переговоры или быть элементом переговорного			столе. Если телефон звонит во время беседы с
	процесса.			посетителем, нужно просить перезвонить позже. В
11	Функции деловой беседы: Взаимное общение работников	1		присутствии сотрудников лучше говорить по телефону
	из одной деловой сферы; совместный поиск, выдвижение и			вполголоса. Если собеседника плохо слышно, полагается
	оперативная разработка рабочих идей и замыслов;			просить говорить громче или перезвонить.
	контроль и координирование уже начатых деловых		37	Специфические жанры деловой коммуникации.	0
	мероприятий; стимулирование деловой активности и пр.			Специфическими жанрами деловой коммуникации можно
12	Подготовка деловой беседы: Продумать вопросы,	0		считать спор, дискуссию, полемику, дебаты, прения,
	которые необходимо задать собеседнику; определить			которые зачастую являются составляющими таких форм
	желаемый конечный результат; установить регламент и			делового общения, как совещания, собрания, конференции,
	место проведения беседы; определить ее стратегию и			а могут иметь и самостоятельное значение.
	тактику.		38	Деловая дискуссия. Деловая дискуссия – обмен	0
13	Структура деловой беседы: начало беседы; передача	0		мнениями по определенному вопросу всех или отдельных
	информации; аргументирование; опровержение доводов			участников общения. Многие деловые собрания и совещания
	собеседника; принятие решений.			проводятся в виде дискуссий. При массовой дискуссии все
14	Факторы успеха деловой беседы: Профессиональные	0		участники, за исключением председателя, находятся в
	знания дают возможность для реализации высокой			равном положении. Специально подготовленные докладчики
	объективности, достоверности и глубины изложения			не назначаются, в то же время все присутствуют не
	информации, а также для владения ситуацией; ясность			только в качестве слушателей. Специальный вопрос
	позволяет увязать факты и детали, избежать			обсуждается в определенном порядке, обычно в
	двусмысленности, путаницы, недосказанности; наглядность			соответствии со строгим регламентом и под
	– максимальное использование иллюстративных материалов			председательством должностного лица.
	(документов, информационных источников, таблиц, схем и		39	Групповая дискуссия. Групповая дискуссия отличается	0
	пр.), Общеизвестных ассоциаций и параллелей (снижает			тем, что специально подготовленная группа обсуждает
	абстрактность изложения информации); постоянная			вопрос, дискутирует перед аудиторией. Целью такой
	направленность – следует постоянно держать в голове			дискуссии является представление возможных решений
	основные задачи беседы и знакомить с ними собеседника;			проблемы, обсуждений противоположных точек зрения по
	ритм – повышение интенсивности беседы по мере			спорным вопросам, презентация новой информации. Как
	приближения ее к концу.			правило, такого рода дискуссии спора не разрешают и не
15	Факторы успеха деловой беседы. повторение –	0		склоняют аудиторию к какому-либо единообразию действий.
	повторение основных положений и мыслей помогает			В групповой дискуссии в качестве оппонентов могут
	собеседнику воспринять нужную вам и важную информацию;			участвовать от трех до восьми – десяти человек, не
	элемент внезапности – представляет собой продуманную,			считая ведущего. Основное коммуникативное средство –
	но неожиданную для собеседника увязку деталей и фактов;			диалог, который каждый раз ведут только два участника.
	«насыщенность» рассуждений – необходимость следить за			Число участников групповой дискуссии может меняться в
	тем, чтобы в ходе беседы чередовались «взлеты», когда			ту или другую сторону в зависимости от запаса времени,
	от собеседника требуется максимальная концентрация, и			сложности и актуальности проблемы, наличия компетентных
	«спады», которые используются для передышки и			специалистов.
	закрепления мыслей и ассоциаций у собеседника; рамки		40	Общие принципы проведения дискуссии. Организация	0
	передачи информации – французский писатель и мыслитель			пространства. Подготовленность участников к дискуссии:
	Вольтер сказал: «Секрет быть скучным состоит в том,			статистические данные, необходимые материалы. Манера
	чтобы рассказывать все»; юмор и ирония уместны в			говорения, культура речевой коммуникации, а также стиль
	определенной дозе и ситуативно, они поднимают дух			ее демонстрации (непринужденно, в оживленной манере,
	собеседников, их готовность к восприятию даже			точно формулируя вопросы и лаконично комментируя ответы
	неприятных аспектов беседы.			или краткие замечания). Аудитория, наблюдающая
16	Деловые переговоры – основное средство	0		дискуссию, должна быть постоянно в центре внимания
	согласованного принятия решений в процессе общения			выступающих, с нею необходимо поддерживать не только
	заинтересованных сторон. Деловые переговоры всегда			невербальный, но и вербальный контакт. Ведущий
	имеют конкретную цель и направлены на заключение			дискуссию регулирует ее ход, все процедуры,
	соглашений, сделок, контрактов. Деловые переговоры.			представляет тему и выступающих, следит за регламентом,
17	Подготовка деловых переговоров: Определение	0		руководит обменом мнений, произносит заключительное
	предмета (проблем) переговоров; поиск партнеров для их			слово.
	решения, уяснение своих интересов и интересов		41	Деловой спор. Деловой спор как вид коммуникации	0
	партнеров; разработка плана и программы переговоров;			широко применяется при обсуждении разногласий, в
	подбор специалистов в состав делегации; решение			ситуации отсутствия единого мнения по обсуждаемому
	организационных вопросов и оформление необходимых			вопросу. Особенностью спора является не доказательство
	материалов – документов, чертежей, таблиц, диаграмм,			истинности собственного тезиса, а словесное состязание,
	образцов предлагаемых изделий и т.Д.			при котором каждый отстаивает свою точку зрения по тому
18	Этапы переговоров. Ход переговоров укладывается в	0		или иному спорному вопросу.
	следующую схему: начало беседы – обмен информацией –		42	Характеристики делового спора: спор предполагает	0
	аргументация и контраргументация – выработка и принятие			наличие по крайней мере двух субъектов, одного из
	решений – завершение переговоров.			которых уместнее называть пропонентом, а другого –
19	Правила ведения переговоров. Рациональность.	0		оппонентом; участники спора имеют одинаковые права в
	Необходимо вести себя сдержанно. Неконтролируемые			процессе обмена мнениями, по степени активности, по
	эмоции отрицательно сказываются на переговорном			видам и формам прямой и обратной связи друг с другом;
	процессе и способности принятия разумных решений.			предметом спора является положение, о котором каждая из
	Понимание. Невнимание к точке зрения партнера			сторон имеет собственное мнение, называемое позицией
	ограничивает возможности выработки взаимоприемлемых			или тезисом; различие позиций сторон делает спор
	решений. Общение. Если ваши партнеры не проявляют			обсуждением на уровне явления, а не на уровне сущности.
	большой заинтересованности, все же постарайтесь			Поэтому любой спор – достаточно поверхностное
	провести с ними консультации. Это позволит сохранить и			обсуждение спорного положения; позиции сторон
	улучшить отношения. .			противоречат друг другу и чаще всего имеют открыто
20	Правила ведения переговоров. Достоверность. Ложная	0		отрицательный характер;
	информация ослабляет силу аргументации, а также		43	Характеристики делового спора: процедура обмена	0
	неблагоприятно влияет на репутацию. Отсутствие			мнениями в соответствии с взаимоисключающими
	менторского тона. Недопустимо поучать партнера.			характеристиками тезисов выражается в борьбе мнений;
	Основной метод – убеждение. Принятие. Постарайтесь			борьба мнений в споре нередко достигает высшей формы –
	принять другую сторону и будьте открыты для того, чтобы			конфликта мнений, когда каждая из сторон настаивает на
	узнать нечто новое от партнера.			истинности своего тезиса и ложности тезиса оппонента.
21	Общие принципы проведения переговоров. Наиболее	0		Каждый довод в аргументации такого типа представляет
	оптимальными днями для переговоров являются вторник,			собой отрицание довода оппонента. Характер обсуждения
	среда, четверг. Самое благоприятное время дня – через			приобретает вид опровержения, отклонения, отрицания,
	полчаса-час после обеда, когда мысли о еде не отвлекают			неприятия, устранения; предметное поле обсуждения
	от решения деловых вопросов. Благоприятная среда для			спорного вопроса обычно не бывает четко определенным.
	переговоров может быть создана, в зависимости от			Его размытость также обусловлена тем, что речь в споре
	обстоятельств, в вашем офисе, представительстве			идет не о сущности, а о поверхностных характеристиках
	партнера или на нейтральной территории (конференц-зал,			предмета; спор как вид деловой коммуникации не
	приспособленные для переговоров номер гостиницы, зал			регламентирован ни в процедурном, ни в
	ресторана и т.д.).			пространственном, ни во временном отношениях.
22	Деловое совещание. Деловое совещание – способ	0	44	Неформальное деловое общение. Достаточно часто	0
	открытого коллективного обсуждения проблем группой			деловые беседы проходят в неформальной обстановке
	специалистов.			(кафе, ресторане). Это требует умения сочетать решение
23	Правила подготовки и проведения делового совещания.	0		деловых вопросов с трапезой. Обычно выделяют деловой
	Длительность совещания не должна превышать			завтрак, обед, ужин.
	полутора-двух часов. Целесообразно проводить деловые		45	Общие принципы неформального делового общения.	0
	совещания в определенный день недели (за исключением			Деловой завтрак – наиболее удобное время для встреч
	внеплановых, экстренных заседаний), в конце рабочего			тех, кто напряженно работает в течение дня.
	дня или во второй его половине. Правильно составленная			Продолжительность около 45 минут. Не рекомендуется для
	повестка совещания.			деловой встречи мужчины и женщины. Деловой обед
24	Содержание повестки: Тема совещания; цель	0		позволяет наладить хорошие отношения с партнерами,
	совещания; перечень обсуждаемых вопросов; время начала			лучше познакомиться с клиентами. В полдень человек
	и окончания совещания; место, где оно будет проходить;			активнее и раскованней, чем в 7-8 часов утра.
	фамилии и должности докладчиков, выступающих по			Продолжительность делового обеда строго не
	основной информации, людей, ответственных за подготовку			регламентируется и обычно составляет один-два часа, из
	вопросов; время, отведенное на каждый вопрос; место,			которых до получаса занимает светский разговор, как
	где можно ознакомиться с материалами по каждому			правило, предваряющий деловую беседу. Деловой ужин
	вопросу.			носит более официальный характер, чем завтрак или обед,
25	Памятка руководителю совещания: Начать его вовремя;	0		и по степени регламентации приближается к приему. Это
	сообщить о регламенте; согласовать правила работы,			определяет тип приглашений (письменные, а не
	уточнить повестку дня; назначить ответственного за			телефонные), особенности одежды (костюм темных тонов).
	регламент и протокол; предупредить о «снятии»		46	Общие принципы неформального делового общения.	0
	выступлений не по существу вопроса, например,			Место встречи. При выборе места встречи необходимо
	эмоциональные оценки людей и событий, субъективные			проявить воспитанность и такт. Когда вы заинтересованы
	мнения вместо конструктивных предложений, сообщений и			в беседе, можно подчеркнуть свое уважение к человеку,
	т.П.; Если используется критика, требовать ее			назначив место встречи поближе к месту его работы.
	конструктивности – называть конкретные факты и их			Уровень ресторана должен соответствовать положению,
	причины, не переходить на личности, а высказываться по			которое занимают приглашенные вами люди.
	поводу действий и ошибок, предлагать пути решения		47	Общие принципы неформального делового общения.	0
	проблемы, устранения просчетов, недостатков;			Необходимо строго соблюдать заранее согласованные
26	Памятка руководителю совещания: Четко вести	0		договоренности о месте, времени и составе участников
	совещание к намеченным целям, для этого обеспечить			встречи (кто, где и когда будет встречаться). Только
	отдачу от каждого участника и придать конструктивный			при настоятельной необходимости можно вносить изменения
	характер обсуждению в целом; регулировать			в заранее утвержденный план.
	направленность и деловитость выступлений, не допускать		48	Общие принципы неформального делового общения.	0
	затягивания выступлений, стимулируя конкретность,			Рассадка за столом. Если сделан предварительный заказ,
	содержательный анализ, реальные предложения, решения,			хороший тон предписывает дождаться, пока соберутся все
	идеи; соблюдать корректность дискуссии; использовать			приглашенные, и лишь тогда усаживаться за стол. Если
	разнообразные приемы для активизации внимания			вам надо будет разложить бумаги, а вы встречаетесь лишь
	участников совещания; подводя итоги совещания, обобщить			с одним человеком, предпочтительнее сесть за столик на
	все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи			четверых, а не на двоих. В этом случае будут веские
	на будущее; завершить точно в назначенное время.			причины предложить человеку сесть справа от вас, а не
27	Пресс-конференция. Пресс-конференция – это встреча	0		напротив.
	официальных лиц (руководителей, политических деятелей,		49	Общие принципы неформального делового общения.	0
	представителей государственной власти, специалистов по			Оплата. Оплатить счет должен либо тот, кто первым
	связям с общественностью, бизнесменов и т.п.) с			предложил встретиться, либо занимающий более высокое
	представителями прессы, телевидения, радио с целью			положение. Если ситуация может быть превратно
	информирования общественности по актуальным вопросам.			истолкована как попытка завоевать чье-то особое
28	Структура пресс-конференции: Вводная часть	0		расположение, следует предложить, чтобы каждый платил
	(продолжительность 3-4 минуты); приветствие; объяснение			за себя. Это особо актуально для представителей средств
	причин проведения; программа; представление			массовой информации и государственных служащих всех
	выступающих; информация о материалах, предоставляемых			уровней: завтрак журналиста или чиновника за чужой счет
	прессе.			могут счесть попыткой повлиять на прессу или
29	Правила проведения пресс-конференции: Докладчик	0		проявлением коррумпированности органов государственной
	обычно зачитывает текст краткого заявления, в котором			власти. Однако наиболее общим подходом все же будет
	говорится о причинах проведения такого мероприятия;			такой – пригласивший берет все расходы на себя.
	репортеров приглашают задавать вопросы докладчику		50	Общие принципы неформального делового общения.	0
	(рядом находятся один или два эксперта, которые могут			Благодарность. После делового завтрака, обеда или ужина
	понадобиться для ответа на специальные вопросы);			принято, по меньшей мере, поблагодарить пригласившего.
	вопросы задаются по очереди; профессиональные стандарты			Более уместной, однако, будет благодарственная записка.
	предполагают, что репортеры будут придерживаться		51	Спасибо за внимание!	0
	объявленной темы.
51	«Ведение деловой беседы» \| Ведение деловой беседы				1