Виды делового общения Скачать
презентацию
<<  Приёмы Деловая беседа  >>
Организация и проведение совещаний
Организация и проведение совещаний
Литература
Литература
Понятие делового совещания
Понятие делового совещания
Деловое совещание
Деловое совещание
Конференция
Конференция
Процесс
Процесс
Классификация корпоративных совещаний
Классификация корпоративных совещаний
Проблемные совещания
Проблемные совещания
Консультационные совещания
Консультационные совещания
Формальное совещание
Формальное совещание
Стиль совещания
Стиль совещания
Симпозиумы
Симпозиумы
Подготовка совещаний
Подготовка совещаний
Организация и проведение небольшого оперативного совещания
Организация и проведение небольшого оперативного совещания
Секретарь
Секретарь
Подготовка и проведение совещания
Подготовка и проведение совещания
Повестка дня
Повестка дня
Список участников
Список участников
Составление текста приглашения
Составление текста приглашения
Текст приглашения
Текст приглашения
Оповещение участников
Оповещение участников
Уточнение списка участников
Уточнение списка участников
Организация рабочей группы
Организация рабочей группы
Определение финансовых расходов
Определение финансовых расходов
Проведение организационных мероприятий
Проведение организационных мероприятий
Обслуживание совещаний
Обслуживание совещаний
Встреча участников совещания
Встреча участников совещания
Регистрация участников совещания
Регистрация участников совещания
Примерная форма списка
Примерная форма списка
Документы
Документы
Контроль за временем ведения совещания
Контроль за временем ведения совещания
Персональные вызовы
Персональные вызовы
Документирование совещания
Документирование совещания
Ведение протокола
Ведение протокола
Протоколы делятся на краткие и полные
Протоколы делятся на краткие и полные
Протоколы формируются в дела вместе с документами
Протоколы формируются в дела вместе с документами
Принятие решения
Принятие решения
Текст решения совещания
Текст решения совещания
Вопросы для самопроверки
Вопросы для самопроверки
Практические задания
Практические задания
Картинки из презентации «Совещания» к уроку психологии на тему «Виды делового общения»

Автор: Татьяна. Чтобы познакомиться с картинкой полного размера, нажмите на её эскиз. Чтобы можно было использовать все картинки для урока психологии, скачайте бесплатно презентацию «Совещания.ppt» со всеми картинками в zip-архиве размером 197 КБ.

Скачать презентацию

Совещания

содержание презентации «Совещания.ppt»
Сл Текст Сл Текст
1Организация и проведение совещаний. Вопросы: Понятие 212. Оповещение участников и рассылка приглашений. Секретарь
делового совещания Классификация совещаний Подготовка совещаний составляет список рассылки приглашений Рассылка приглашений
Обслуживание совещаний. может быть осуществлена курьером, письмом, факсом,
2Литература: Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. телефонограммой, электронной почтой (автоматическая рассылка) и
Справочник. – СПб.: Изд-во Герда , 2005. - С. 169-182. Кузнецова т.д. Распространенным способом приглашения на совещание являются
Т.В. Секретарское дело. – М.: ООО Журнал «Управление телефонограммы. Текст телефонограммы составляется в одном
персоналом», 2006. - С.231-250. Кюнг П.А. Подбор помещения для экземпляре и согласовывается с руководителем. При передаче
конференции.// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005. № 3. телефонограммы попросите записавшего повторно прочитать текст,
С. 90-93. Кюнг П.А. Виртуальные конференции.// Справочник чтобы убедиться в правильности записи, особенно места и времени
секретаря и офис-менеджера. 2005. № 4. С. 88-90. Несмеева А. совещания.
Взорви совещание!// Connect! Мир Связи, 2004. № 8 / www. 223. Уточнение списка участников. За 5-6 дней до начала
connect. ru Санкина Л.В. Обязанности секретаря в подготовке совещания секретарь проверяет список участников. 4. Подготовка
совещаний. // Справочник секретаря и офис менеджера. 2003. - № 8 материалов для рассмотрения на совещании: основного сообщения,
Стенюков М.В. Секретарское дело. – М.: Книга-сервис, 2003. - справочно-информационных материалов, проекта решения. Большое
С.159-162. Солякин А.В., Богатырева Н.А. Деловое общение: значение имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка
конспект лекций. – М.: Приор-издат, 2005. – С. 50-53. Шубенкова участникам документов, намечаемых для коллегиального обсуждения
Т. Внимание! Совещание начинается.//Секретарское дело, № 11. На этом этапе необходимо уточнить с руководителем регламент
С.77-78. Эффективность корпоративных совещаний.// www.osher.ru. проведения совещания: начало, окончание, максимальное время для
31. Понятие делового совещания. В определениях всех форм доклада и выступлений. Важнейшее место в подготовке совещания
коллегиальной деятельности присутствует слово «совещание», от занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или
глагола совещаться, т.е. сговариваться, советоваться, совместно проектов итоговых документов. Все предполагаемые к совещанию
обсуждать с кем-либо что-либо. Синонимы слова «совещание» - документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и
пятиминутка, летучка, оперативка, планерка. Таким образом, под разосланы за 24 часа до совещания.
совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, при 235. Организация рабочей группы совещания и распределение
котором определенное количество участников собирается в заранее обязанностей. Секретарь продумывает перечень работ, которые
оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и должны быть выполнены службами организации при подготовке
принятия решений по заранее поставленным вопросам. совещания. По перечню работ создается рабочая группа,
4Деловое совещание – наиболее распространенное форма распределяется, кто из сотрудников какую работу выполняет, и на
группового обсуждения деловых (служебных) вопросов, основным каком этапе. При подготовке крупных совещаний с большим
элементом которой является дискуссия. Цель любого совещания – количеством участников следует закрепить ответственных за его
поиск объективного решения. проведение приказом руководства.
5Конференция (от лат.- собирать в одно место) – собрание, 246. Определение финансовых расходов: Аренда помещения и
совещание представителей правительств, общественных, партийных, демонстрационных средств, покупка канцелярских принадлежностей,
научных и т.п. организаций для обсуждения и решения к/л цветов, воды, организация кофе-паузы, размножение информационных
вопросов. В настоящее время конференции часто проводятся в материалов и т.Д.
информативных целях. Симпозиум (от лат.– пиршество, пирушка у 257. Проведение организационных мероприятий: Размещение
древних греков и римлян, часто сопровождающаяся беседой) – участников. Заказ гостиницы. Заказ транспорта Встреча,
совещание, обычно международное, посвящено к/л специальному регистрация участников. Организация кофе-паузы. Организация
(главным образом научному) вопросу. Слово «собрание» происходит культурно-массовых мероприятий. Закупка канцелярских
от слова собирать (сбирать), созывать в одно место. Сегодня под принадлежностей, воды, цветов. Техническое обслуживание
собранием понимается заседание членов к/л организации для совещания.
обсуждения к/л вопроса или принятия решения. Под заседанием 264. Обслуживание совещаний. В обслуживание совещания входит:
также понимается собрание, совещание членов к/л организации для Встреча участников совещания. Регистрация участников совещания.
коллективного обсуждения вопросов, но это уже регулярная работа Контроль за временем ведения совещания. Документирование
коллективного органа – заседания коллегии, совета, комитета, совещания. Принятие решения.
правления. 27Встреча участников совещания. При проведении совещания с
6Совещание - процесс сложный и при его проведении следует ограниченным числом участников секретарь встречает их перед
учитывать множество факторов, в том числе психологических. входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствует
Обычно на совещании решаются важные служебные вопросы, каждого и приглашает пройти на совещание. При проведении
принимаются ответственные для организации решения, часто совещания с большим числом участников один сотрудник встречает
требующие материальных и финансовых затрат, а нередко и участников при входе в здание, приветствует, указывает, где
налаживания правовых отношений вне компании. Как правило, раздеться, куда пройти, а другой из организаторов встречает
совещания организуются по инициативе руководителей. Организация участников при входе в зал совещания. Часто организация встречи
совещаний - это один из основных видов деятельности секретарей. бывает сложной. Кого-то надо встретить в аэропорту, другого на
72. Классификация корпоративных совещаний. По целям, уровню ж/д вокзале или автовокзале, в день совещания заехать за
полномочий и ответственности, правилам проведения в организации участником в гостиницу и т.д. Поэтому процедура встречи должна
можно выделить следующие типы совещаний: 1. Деловые совещания. быть продумана до мелочей и детально расписана между членами
Цель - принятие решений. Такие совещания имеют повестку дня, рабочей группы: кто, кого, когда и где встречает.
участники оценивают состояние дел, делятся информацией, 28Регистрация участников совещания. Регистрацию участников
обсуждают вопросы повестки, принимают по ним решения, начинают за 30 минут до начала совещания, ее проводят, как
распределяют обязанности и согласовывают свои действия. 2. правило, перед помещением. В тех случаях, когда состав
Производственные (оперативные, диспетчерские) совещания. Цель - участников известен, рекомендуется проводить регистрацию по
получение информации о текущей ситуации, выяснение проблем, заранее отпечатанным спискам. Этот список используется и для
заслушивание отчетов о проделанной работе. рассылки материалов и пригласительных билетов. Регистрация
83. Проблемные совещания. Цель - обсуждение возникших позволяет к моменту открытия совещания знать количество и состав
проблем, поиск оптимальных решений, рассмотрение перспективных присутствующих.
вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. 4. 29Примерная форма списка: № П/п. ФИО участника. Должность.
Инструктивные совещания. Цель - проинструктировать персонал о Организация. Адрес, телефон. Очень удобно одновременно с
предстоящей работе, распределить полномочия и ответственность. регистрацией проставлять отметки на командировочных
5. Информационные совещания. Цель - передача информации на удостоверениях. Во время регистрации следует сразу же собрать
нижние уровни организации. сведения о потребности в обратных билетах. В ходе регистрации
96. Консультационные совещания. Цель - выявление потребностей следует выяснить желание принять участие в культурной программе.
и ожиданий заинтересованных сторон. 7. Совещания рабочих групп, 30При регистрации участникам выдаются, если не были разосланы
комитетов, комиссий. Цель - детальное планирование. 8. Итоговые ранее, необходимые для совещания документы: тезисы, проекты
совещания. Цель - оценка итогов или прогресса, достигнутого решений и др. Попутно могут выдаваться подготовленные
организацией, подразделением или отдельными работниками в канцелярские принадлежности: папки, блокноты, авторучки и т.п.
продвижении к поставленным целям. За 5 минут до начала секретарь объявляет о том, что совещание
10Совещания могут быть формальными и неформальными. Формальное начинается. Если на совещании присутствуют гости, их следует
совещание характеризуется наличием правил и процедур, проводить в зал и усадить на первых рядах. Остальные участники
предсказуемостью, наличием председателя и секретаря, повестки размещаются произвольно.
дня, как правило, проводится предварительная рассылка участникам 31Контроль за временем ведения совещания. Совещание должно
документов совещания, оформляется письменное решение или начинаться точно в назначенное время. Желательно сразу
протокол совещания. Неформальное совещание проводится, не согласовать с участниками правила совместной работы: Регламент
придерживаясь каких-либо правил, без повестки, председателя и выступлений Перерывы Время окончания совещания.
секретаря. 32Если секретарь не принимает участия в совещании, то он
11Стиль совещания. Выделяют состязательный и согласительный дежурит у телефона, сокращая до минимума персональные вызовы.
стили совещаний. Состязательный стиль предполагает открытую Если необходимо срочно вызвать кого-либо из участников
дискуссию по всем спорным вопросам. Согласительный стиль совещания, то секретарь передает ему записку – это позволит
предполагает подчинение личных интересов участников интересам участнику покинуть зал потихоньку, не мешая остальным. Если
организации, доминирующую роль руководителя совещания. секретарь принимает участие в совещании, то в его обязанности
12Еще совещания классифицируют: По периодичности проведения – входит: Раздача материалов участникам совещания Подборка
разовые, регулярные, периодические; По количеству участников – документов для руководителя Сообщение руководителю об
узкий состав (до 5 человек); расширенные (до 20 человек); опоздавших. Сообщение об участниках совещания, которые просят
представительные (свыше 20 человек). От состава участников – слова Предупреждение о наступлении времени перерыва.
международные, всероссийские, областные, городские и т.д. По 33Документирование совещания. Ход совещания можно и нужно
сфере применения: в науке – семинары, конференции, симпозиумы, стенографировать, вести фонограмму, видеозапись или
заседания ученых советов; в политике - митинги, пленумы, съезды протоколировать. Стенограмма и фонограмма – это дословная запись
партий. По тематике: кадровые, административные, финансовые, всего, что говорилось на совещании, т.е. всех выступлений,
технические. вопросов, ответов, реплик. Для ведения стенограмм и расшифровки
133. Подготовка совещаний. При подготовке совещаний секретарю фонограмм требуются специальные работники: стенографистки,
полезно знать ряд рекомендаций по менеджменту: на служебные диктофонистки Это достаточно дорогостоящий вид документирования
совещания тратится от 25 до 30% рабочего времени руководителя, совещаний. Его целесообразно вести лишь для наиболее важных
поэтому проведение совещания должно быть действительно мероприятий или в том, случае, когда заранее предусматривается
необходимым; на совещания выносятся только те вопросы, которые публикация материалов совещания.
не могут быть решены в рабочем порядке; за решение определенных 34Ведение протокола. В протоколе должно быть зафиксировано:
вопросов должен отвечать только один человек, если работа название совещания; дата, время и место проведения; ФИО
поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного. присутствующих и тех, кто не смог присутствовать; вопросы
Совещание заканчивается принятием решения. В решении должны быть повестки дня; высказанные мнения, предложения и идеи по каждому
указаны исполнители, конкретизированы работы и сроки их вопросу; принятые согласованные решения; намеченные мероприятия,
исполнения. Необходимо проконтролировать и огласить выполнение фамилии ответственных исполнителей. По итогам совещания
решений, принятых на предыдущем совещании. секретарь оформляет и подписывает у председателя протокол.
14Организация и проведение небольшого оперативного совещания. 35Протоколы делятся на краткие и полные. В ходе заседания
Совещание проводится обычно в определенный день недели или можно составить лишь черновик протокола. В 3-5-дневный срок
ежедневно в начале рабочего дня, в кабинете руководителя. В протокол уточняется, редактируется и оформляется. Если к
обязанности секретаря входит: оповещение участников контроль за протоколу прилагается стенограмма, об этом делается запись после
своевременной явкой участников совещания выяснение и доклад первой части протокола: «Заседание стенографировалось.
руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников Стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол
вызов работников на совещание по требованию руководителя. подписывается председателем и секретарем совещания. При
15Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные составлении протокола важно, чтобы обеспечивалась его
вызовы и посетителей. Во время совещания секретарь ни в коем юридическая полноценность, которая определяется наличием всех
случае не должен отлучаться из приемной. Секретарь должен необходимых реквизитов, их правильным оформлением и строгой
позаботиться о достаточном количестве стульев, бумаги для достоверностью информации. Протокол считается окончательно
записей и канцелярских принадлежностей. На небольших совещаниях оформленным после того, как к нему будут приложены все
в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола относящиеся к совещанию документы и материалы.
прохладительными напитками и стаканами. 36Протоколы формируются в дела вместе с документами,
16Подготовка и проведение совещания с большим количеством созданными в процессе подготовки заседания: Повесткой дня
участников. Подготовка к большим совещаниям или заседаниям приглашением списками участников заседания списком приглашенных
начинается за 1,5 - 2 недели до проведения. Секретарь совместно докладами или тезисами выступлений справочными материалами по
с руководителем: Определяют тему, цель совещания и состав обсуждаемым вопросам проектами решений и итоговых документов
участников. Уточняют дату, время и место проведения совещания. (все по одному экземпляру).
Составляют повестку дня, списки участников и докладчиков. 37Принятие решения. Решения могут вырабатываться двумя путями:
17Повестка дня. Первый документ, который составляют при Специально выбранная комиссия по подготовке решения заранее
подготовке совещания. Повестка дня - перечень вопросов для составляет его проект и зачитывает, а участники совещания вносят
обсуждения, необходимый для того, чтобы совещание свои коррективы и принимают проект решения по результатам
"протекало в нужном русле". При составлении повестки голосования. Председатель собрания подводит итоги обсуждения и
дня рекомендуется первыми ставить вопросы, по которым больше формулирует решение; после принятия решения голосованием
всего приглашенных участников. Остальные вопросы располагаются определяется лицо (группа лиц), осуществляющих контроль за
по степени сложности (от сложных к простым). В повестке дня исполнением принятого решения.
указывают вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и 38После окончания совещания секретарь: Перепечатывает
должности лиц, докладывающих каждый вопрос. Вопросы нумеруются. исправленный и дополненный текст решения совещания; контролирует
Их формулировка начинается с предлога «О», «Об», например: 1. Об сроки и качество перепечатки стенограмм или магнитофонной
итогах деятельности…… 2. О подготовке к соревнованиям….. записи; устанавливает контакты и поддерживает связь с теми
18Список участников. Это второй документ, который участниками совещания, которые должны отредактировать тексты
подготавливается секретарем. Список участников лучше составлять своих выступлений или принять участие в исполнении некоторых
в определенной форме: фамилия, имя, отчество организация, решений совещания; организует заказ на размножение материалов в
должность дата и способ направления приглашения подтверждение множительном бюро или типографии; согласовывает с руководителем
получения приглашения (дата) согласие принять участие (да/нет) и составляет список лиц или организаций, которым необходимо
тема выступления нуждается ли в гостинице нуждается ли в билетах направить материалы совещания; организует вместе с работниками
на обратный путь прибыл на заседание. экспедиции рассылку материалов совещания.
19Далее в работу секретаря входит: Составление текста 39Вопросы для самопроверки: Какова роль секретаря в процессе
приглашения. Оповещение участников и рассылка приглашений. подготовки и проведения оперативных совещаний? Выделите типы
Уточнение списка участников Подготовка материалов для совещаний и назовите их цели. В чем отличие формальных и
рассмотрения на совещании Организация рабочей группы совещания и неформальных совещаний? Что должно быть зафиксировано в
распределение обязанностей Определение финансовых расходов протоколе совещания? Каковы обязанности секретаря после
Проведение организационных мероприятий. окончания совещания? Перечислите и раскройте этапы подготовки
201. Текст приглашения. Типовой текст приглашения включает: совещания с большим количеством участников. Перечислите и
ФИО приглашаемого, название организации, характер совещания, раскройте этапы обслуживания совещания.
время, дату и место его проведения, рассматриваемые вопросы. 40Практические задания: Составьте и оформите текст приглашения
Подписывает приглашение руководитель. В тексте приглашения на совещание. Составьте и оформите протокол совещания.
следует указать продолжительность совещания.
«Совещания» | Совещания.ppt
http://900igr.net/kartinki/psikhologija/Soveschanija/Soveschanija.html
cсылка на страницу

Виды делового общения

другие презентации о видах делового общения

«Подготовка к выступлению» - Направление мысли. Физическое состояние. Осознание страха. Тренинг красноречия. Опасные советы «специалиста». Размещение группы. Рекомендации Карнеги. Энергетика. Психологические основы подготовки к выступлению. Послушное тело. Психологический настрой. Аудитория. Главный совет психологов. Расслабление.

«Деловые переговоры» - Деловые переговоры Цель: достижение договорённости об участии сторон в деятельности, результаты которой будут использованы для обоюдной выгоды. 4.Общение работников из одной сферы деятельности; 5.Поддержание деловых контактов; 6.Поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов; 7.Стимулирования движения творческой мысли в новых направлениях.

«Техника переговоров» - Противодействие такой технике. Выгодный шанс. Чувство безысходности. Деловой партнер. Обязательства. Гарвардцы подчеркивают три момента. Удовлетворение интересов и потребностей обоих участников общения. Обтекаемые высказывания. Модель эффективных переговоров. Бизнес есть бизнес. Давление и угрозы неприемлемы в переговорах.

«Совещания» - Процесс. Документы. Текст решения совещания. Секретарь. Симпозиумы. Определение финансовых расходов. Встреча участников совещания. Конференция. Повестка дня. Подготовка совещаний. Проблемные совещания. Стиль совещания. Практические задания. Регистрация участников совещания. Формальное совещание. Вопросы для самопроверки.

«Деловое общение по телефону» - Список. Телефонный справочник. Риторические требования. Не игнорируйте телефонный звонок. Правила ведения телефонных разговоров. Деловое общение по телефону. Телефон. Главное правило. Место телефонных разговоров в профессиональной коммуникации. Отсутствие негативной информации. Обуздай свой телефон.

«Ведение деловой беседы» - Во время продолжительного монолога собеседника по телефону время от. Групповая дискуссия. Общие принципы неформального делового общения. Памятка руководителю совещания. Деловые переговоры. Необходимо поблагодарить собеседника. Характеристики делового спора. Деловая дискуссия. Телефонный разговор. Место встречи.

Урок

Психология

41 тема
Картинки
Презентация: Совещания | Тема: Виды делового общения | Урок: Психология | Вид: Картинки