Организация
<<  Деловые переговоры на русском языке – тематика, язык, культурная специфика Основные показатели контроля качества биопрепаратов и технологические приемы его проведения  >>
Формирование дел Составление внутренней описи Оформление листа
Формирование дел Составление внутренней описи Оформление листа
Формирование дела
Формирование дела
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической,
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической,
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами,
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами,
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения
Оформление дела
Оформление дела
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую
Составление внутренней описи
Составление внутренней описи
Формирование дел
Формирование дел
Оформление листа- заверителя
Оформление листа- заверителя
Формирование дел
Формирование дел
Оформление обложки дела
Оформление обложки дела
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим
Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из
Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из
Формирование дел
Формирование дел

Презентация на тему: «Формирование дел. Составление внутренней описи. Оформление листа заверителя дела и обложки дела». Автор: архив. Файл: «Формирование дел. Составление внутренней описи. Оформление листа заверителя дела и обложки дела.ppt». Размер zip-архива: 127 КБ.

Формирование дел. Составление внутренней описи. Оформление листа заверителя дела и обложки дела

содержание презентации «Формирование дел. Составление внутренней описи. Оформление листа заверителя дела и обложки дела.ppt»
СлайдТекст
1 Формирование дел Составление внутренней описи Оформление листа

Формирование дел Составление внутренней описи Оформление листа

заверителя дела и обложки дела

2 Формирование дела

Формирование дела

Помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре. Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел. Раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения. Помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. По объему дело не должно превышать 250 листов, если последний документ имеет приложение - 270. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 2» и т.д.

3 Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической,

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической,

вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

4 Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами,

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами,

являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

5 Документы в личных делах располагаются по мере их поступления

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6 В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения

документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

7 Оформление дела

Оформление дела

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя следующий комплекс работ: описание дела на обложке, брошюровка, нумерация листов, составление заверительной надписи.

8 В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное

оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

9 Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую

обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

10 Составление внутренней описи

Составление внутренней описи

Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

11 Формирование дел
12 Оформление листа- заверителя

Оформление листа- заверителя

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

13 Формирование дел
14 Оформление обложки дела

Оформление обложки дела

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме: На обложке дела указываются реквизиты: 1) наименование организации (фондообразователя); 2) номер (индекс) дела; 3) заголовок дела; 4) дата дела (тома, части); 5) количество листов в деле; 6) срок хранения дела.

15 Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим

образом: Наименование - Муниципальное бюджетное учреждение «Информационно-методический центр системы образования города Заречного» указывается полностью, в именительном падеже. Номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел. Заголовок дела - переносится из номенклатуры дел организации. Дата дела - указывается год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

16 Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из

Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из

соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела, кодов архива и органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. Наименования фондообразователя и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

17 Формирование дел
«Формирование дел. Составление внутренней описи. Оформление листа заверителя дела и обложки дела»
http://900igr.net/prezentacija/ekonomika/formirovanie-del.-sostavlenie-vnutrennej-opisi.-oformlenie-lista-zaveritelja-dela-i-oblozhki-dela-73927.html
cсылка на страницу

Организация

22 презентации об организации
Урок

Экономика

125 тем
Слайды
900igr.net > Презентации по экономике > Организация > Формирование дел. Составление внутренней описи. Оформление листа заверителя дела и обложки дела