Управление
<<  Оформление распорядительной документации Знакомство с миром управления проектами  >>
Документирование управленческой деятельности предприятия
Документирование управленческой деятельности предприятия
Документирование управленческой деятельности предприятия
Документирование управленческой деятельности предприятия
6.1. Организация работы с документами Организация работы с документами
6.1. Организация работы с документами Организация работы с документами
6.1. Организация работы с документами Основные формы организации
6.1. Организация работы с документами Основные формы организации
6.1. Организация работы с документами Централизованная форма
6.1. Организация работы с документами Централизованная форма
6.1. Организация работы с документами При децентрализованной форме
6.1. Организация работы с документами При децентрализованной форме
6.1. Организация работы с документами Смешанная форма (частично
6.1. Организация работы с документами Смешанная форма (частично
6.2. Работа с входящими документами Этапы работы с входящими
6.2. Работа с входящими документами Этапы работы с входящими
6.2. Работа с входящими документами рассмотрение документов
6.2. Работа с входящими документами рассмотрение документов
6.3. Работа с исходящими документами Этапы работы с исходящими
6.3. Работа с исходящими документами Этапы работы с исходящими
6.3. Работа с исходящими документами регистрация документов;
6.3. Работа с исходящими документами регистрация документов;
6.4. Работа с внутренними документами Этапы работы с внутренними
6.4. Работа с внутренними документами Этапы работы с внутренними
6.4. Работа с внутренними документами тиражирование документа;
6.4. Работа с внутренними документами тиражирование документа;
6.5. Регистрация документов Регистрация – запись данных о документе в
6.5. Регистрация документов Регистрация – запись данных о документе в
6.5. Регистрация документов Цели регистрации: - учет документов
6.5. Регистрация документов Цели регистрации: - учет документов
6.5. Регистрация документов Процедура регистрации состоит из двух
6.5. Регистрация документов Процедура регистрации состоит из двух
6.5. Регистрация документов Индексация документов - присвоение
6.5. Регистрация документов Индексация документов - присвоение
6.5. Регистрация документов Элементы номеров входящих и исходящих
6.5. Регистрация документов Элементы номеров входящих и исходящих
6.5. Регистрация документов Пример регистрации документа № 01-12 / 32,
6.5. Регистрация документов Пример регистрации документа № 01-12 / 32,
6.5. Регистрация документов Системы регистрации документов:
6.5. Регистрация документов Системы регистрации документов:
6.5. Регистрация документов Формы регистрации документов: -
6.5. Регистрация документов Формы регистрации документов: -
Форма журнала регистрации входящих документов
Форма журнала регистрации входящих документов
Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов
Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов
6.5. Регистрация документов Перечень документов, не подлежащих
6.5. Регистрация документов Перечень документов, не подлежащих
6.5. Регистрация документов Сводки, справки, информация, присланная
6.5. Регистрация документов Сводки, справки, информация, присланная
6.6. Организация текущего хранения дел Документальный фонд объединяет
6.6. Организация текущего хранения дел Документальный фонд объединяет
6.6. Организация текущего хранения дел документы, отобранные для
6.6. Организация текущего хранения дел документы, отобранные для
Составные элементы документального фонда
Составные элементы документального фонда
6.6. Организация текущего хранения дел Дело – совокупность документов
6.6. Организация текущего хранения дел Дело – совокупность документов
6.6. Организация текущего хранения дел Назначение номенклатуры дел:
6.6. Организация текущего хранения дел Назначение номенклатуры дел:
6.6. Организация текущего хранения дел Виды номенклатуры дел: типовая;
6.6. Организация текущего хранения дел Виды номенклатуры дел: типовая;
6.6. Организация текущего хранения дел В номенклатуру дел включаются
6.6. Организация текущего хранения дел В номенклатуру дел включаются
6. Основные правила организации работы с документами
6. Основные правила организации работы с документами
6.6. Организация текущего хранения дел Формирование дел – группировка
6.6. Организация текущего хранения дел Формирование дел – группировка
6.6. Организация текущего хранения дел Работа по формированию дел
6.6. Организация текущего хранения дел Работа по формированию дел
6.6. Организация текущего хранения дел Признаки группировки документов
6.6. Организация текущего хранения дел Признаки группировки документов
6.6. Организация текущего хранения дел При формировании дел необходимо
6.6. Организация текущего хранения дел При формировании дел необходимо
6.6. Организация текущего хранения дел Документы, подшитые в дело,
6.6. Организация текущего хранения дел Документы, подшитые в дело,
6.6. Организация текущего хранения дел Перечень документов с указанием
6.6. Организация текущего хранения дел Перечень документов с указанием
6.7. Подготовка документов к архивному хранению Экспертиза ценности
6.7. Подготовка документов к архивному хранению Экспертиза ценности
6.7. Подготовка документов к архивному хранению Задачи экспертизы
6.7. Подготовка документов к архивному хранению Задачи экспертизы
Подготовка документов к архивному хранению Критерии экспертизы
Подготовка документов к архивному хранению Критерии экспертизы
6.7. Подготовка документов к архивному хранению Архивная опись –
6.7. Подготовка документов к архивному хранению Архивная опись –
6. Основные правила организации работы с документами 6.7. Подготовка
6. Основные правила организации работы с документами 6.7. Подготовка
Контрольные вопросы: 1) Укажите последовательность работы с
Контрольные вопросы: 1) Укажите последовательность работы с
Основная литература: Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное
Основная литература: Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное
Дополнительная литература: Басаков М.И. Современное делопроизводство
Дополнительная литература: Басаков М.И. Современное делопроизводство

Презентация: «Основные правила организации работы с документами». Автор: Kozlovskaya. Файл: «Основные правила организации работы с документами.ppt». Размер zip-архива: 140 КБ.

Основные правила организации работы с документами

содержание презентации «Основные правила организации работы с документами.ppt»
СлайдТекст
1 Документирование управленческой деятельности предприятия

Документирование управленческой деятельности предприятия

Тема 6. Основные правила организации работы с документами Пшеничная Е.А., ст.преподаватель кафедра Менеджмента институт Права и управления

1

2 Документирование управленческой деятельности предприятия

Документирование управленческой деятельности предприятия

Тема 6. Основные правила организации работы с документами 6.1. Организация работы с документами 6.2. Работа с входящими документами 6.3. Работа с исходящими документами 6.4. Работа с внутренними документами 6.5. Регистрация документов 6.6.Организация текущего хранения дел 6.7.Подготовка документов к архивному хранению

2

3 6.1. Организация работы с документами Организация работы с документами

6.1. Организация работы с документами Организация работы с документами

– обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения до момента их передачи на архивное хранение или уничтожение).

6. Основные правила организации работы с документами

3

4 6.1. Организация работы с документами Основные формы организации

6.1. Организация работы с документами Основные формы организации

работы с документами: централизованная; децентрализованная; смешанная

6. Основные правила организации работы с документами

4

5 6.1. Организация работы с документами Централизованная форма

6.1. Организация работы с документами Централизованная форма

предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении (например, канцелярии или общем отделе).

6. Основные правила организации работы с документами

5

6 6.1. Организация работы с документами При децентрализованной форме

6.1. Организация работы с документами При децентрализованной форме

работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях, которые могут быть территориально разобщены.

6. Основные правила организации работы с документами

6

7 6.1. Организация работы с документами Смешанная форма (частично

6.1. Организация работы с документами Смешанная форма (частично

централизованная) работы с документами предполагает разделение операций по обработке документов между структурными подразделениями.

6. Основные правила организации работы с документами

7

8 6.2. Работа с входящими документами Этапы работы с входящими

6.2. Работа с входящими документами Этапы работы с входящими

документами: доставка и прием документов; первичная обработка; предварительное рассмотрение, разметка; регистрация;

6. Основные правила организации работы с документами

8

9 6.2. Работа с входящими документами рассмотрение документов

6.2. Работа с входящими документами рассмотрение документов

руководителем; направление на исполнение; контроль исполнения; прием исполненного документа, его помещение в дело; последующее хранение и работа с документами (до передачи их в архив или на уничтожение).

6. Основные правила организации работы с документами

9

10 6.3. Работа с исходящими документами Этапы работы с исходящими

6.3. Работа с исходящими документами Этапы работы с исходящими

документами: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления и прием документов от ответственных исполнителей; согласование проекта документа; подписание (утверждение) исходящего документа руководителем;

6. Основные правила организации работы с документами

10

11 6.3. Работа с исходящими документами регистрация документов;

6.3. Работа с исходящими документами регистрация документов;

подготовка документов к отправке; отправление документов; помещение контрольных экземпляров документов в дела; последующее хранение и работа с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение).

6. Основные правила организации работы с документами

11

12 6.4. Работа с внутренними документами Этапы работы с внутренними

6.4. Работа с внутренними документами Этапы работы с внутренними

документами: подготовка предварительного варианта текста документа, его редактирование; согласование уточненного варианта текста, оформление окончательного варианта текста документа; утверждение (подписание) документа; регистрация документа;

6. Основные правила организации работы с документами

12

13 6.4. Работа с внутренними документами тиражирование документа;

6.4. Работа с внутренними документами тиражирование документа;

передача рабочих экземпляров документа должностным лицам (структурным подразделениям) для использования в практической деятельности; помещение контрольного экземпляра документа в дела; последующее хранение и работа с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение).

6. Основные правила организации работы с документами

13

14 6.5. Регистрация документов Регистрация – запись данных о документе в

6.5. Регистрация документов Регистрация – запись данных о документе в

журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

6. Основные правила организации работы с документами

14

15 6.5. Регистрация документов Цели регистрации: - учет документов

6.5. Регистрация документов Цели регистрации: - учет документов

(создание баз данных); - контроль исполнения документов; - поиск документов.

6. Основные правила организации работы с документами

15

16 6.5. Регистрация документов Процедура регистрации состоит из двух

6.5. Регистрация документов Процедура регистрации состоит из двух

этапов: 1) проставление отметки на документе; 2) заполнение регистрационной формы. Внутренние документы регистрируются отдельно по видам (наименованиям) документов - приказы, протоколы, акты.

6. Основные правила организации работы с документами

16

17 6.5. Регистрация документов Индексация документов - присвоение

6.5. Регистрация документов Индексация документов - присвоение

документам регистрационных номеров (порядковых номеров и условных обозначений) при регистрации.

6. Основные правила организации работы с документами

17

18 6.5. Регистрация документов Элементы номеров входящих и исходящих

6.5. Регистрация документов Элементы номеров входящих и исходящих

документов: - индекс отдела (место составления или исполнения документа); - номер дела по номенклатуре, куда подшивается документ; - порядковый регистрационный номер.

6. Основные правила организации работы с документами

18

19 6.5. Регистрация документов Пример регистрации документа № 01-12 / 32,

6.5. Регистрация документов Пример регистрации документа № 01-12 / 32,

где 01 – индекс структурного подразделения; 12 – номер дела по номенклатуре, куда будет подшит документ; 32 – порядковый номер документа, полученный при регистрации.

6. Основные правила организации работы с документами

19

20 6.5. Регистрация документов Системы регистрации документов:

6.5. Регистрация документов Системы регистрации документов:

централизованная; децентрализованная; смешанная.

6. Основные правила организации работы с документами

20

21 6.5. Регистрация документов Формы регистрации документов: -

6.5. Регистрация документов Формы регистрации документов: -

традиционная (журнальная, карточная); электронная

6. Основные правила организации работы с документами

21

22 Форма журнала регистрации входящих документов

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата поступления и индекс документа

Корреспондент, дата и индекс поступившего документа

Краткое содержание

Резолюция или кому направлен документ

Отметка об исполнении

1

2

3

4

5

6. Основные правила организации работы с документами

6.5. Регистрация документов

22

23 Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

Дата поступления и индекс документа

Корреспондент

Краткое содержание

Отметка об исполнении

1

2

3

4

6. Основные правила организации работы с документами

6.5. Регистрация документов

23

24 6.5. Регистрация документов Перечень документов, не подлежащих

6.5. Регистрация документов Перечень документов, не подлежащих

регистрации: Рекламные проспекты, каталоги; Извещения о заседаниях, собраниях, пригласительные билеты, программы; Бухгалтерские документы (бухгалтерия);

6. Основные правила организации работы с документами

24

25 6.5. Регистрация документов Сводки, справки, информация, присланная

6.5. Регистрация документов Сводки, справки, информация, присланная

для сведения; Печатные издания (книги, брошюры, журналы, бюллетени) –библиотека; Переписка по мелким административно-хозяйственным вопросам; Арбитражные и исковые документы (юридический отдел); Снабженческая документация (отдел снабжения).

6. Основные правила организации работы с документами

25

26 6.6. Организация текущего хранения дел Документальный фонд объединяет

6.6. Организация текущего хранения дел Документальный фонд объединяет

всю документацию предприятия: документы текущего управления; собранные в справочных целях копии документов, в т.ч. других организаций, присланные для сведения и исполнения.

6. Основные правила организации работы с документами

26

27 6.6. Организация текущего хранения дел документы, отобранные для

6.6. Организация текущего хранения дел документы, отобранные для

постоянного или длительного хранения, в т.ч. переданные на хранение в государственный архивный фонд;

6. Основные правила организации работы с документами

27

28 Составные элементы документального фонда

Составные элементы документального фонда

6. Основные правила организации работы с документами 6.6. Организация текущего хранения дел

28

29 6.6. Организация текущего хранения дел Дело – совокупность документов

6.6. Организация текущего хранения дел Дело – совокупность документов

или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

6. Основные правила организации работы с документами

29

30 6.6. Организация текущего хранения дел Назначение номенклатуры дел:

6.6. Организация текущего хранения дел Назначение номенклатуры дел:

распределение исполненных документов в дела; систематизация и учет дел; закрепление индексов дел; установление сроков хранения дел.

6. Основные правила организации работы с документами

30

31 6.6. Организация текущего хранения дел Виды номенклатуры дел: типовая;

6.6. Организация текущего хранения дел Виды номенклатуры дел: типовая;

примерная; индивидуальная

6. Основные правила организации работы с документами

31

32 6.6. Организация текущего хранения дел В номенклатуру дел включаются

6.6. Организация текущего хранения дел В номенклатуру дел включаются

все дела предприятия, журналы регистрации, справочные карточки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные и периодические издания.

6. Основные правила организации работы с документами

32

33 6. Основные правила организации работы с документами

6. Основные правила организации работы с документами

33

34 6.6. Организация текущего хранения дел Формирование дел – группировка

6.6. Организация текущего хранения дел Формирование дел – группировка

исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

6. Основные правила организации работы с документами

34

35 6.6. Организация текущего хранения дел Работа по формированию дел

6.6. Организация текущего хранения дел Работа по формированию дел

состоит из следующих операций: распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел; расположение документов внутри дела; оформление обложки дела.

6. Основные правила организации работы с документами

35

36 6.6. Организация текущего хранения дел Признаки группировки документов

6.6. Организация текущего хранения дел Признаки группировки документов

в дела: Номинальный; Авторский; Предметно-вопросный; Корреспондентский; Хронологический; Географический.

6. Основные правила организации работы с документами

36

37 6.6. Организация текущего хранения дел При формировании дел необходимо

6.6. Организация текущего хранения дел При формировании дел необходимо

соблюдать следующие требования: 1. В дела формируются документы одного календарного года, за исключением: судебных, личных дел, документов выборных органов, которые группируются за период их созыва. 2. Документы разных сроков хранения формируются в разные дела. 3. В дело помещаются документы, работа по которым завершена.

6. Основные правила организации работы с документами

37

38 6.6. Организация текущего хранения дел Документы, подшитые в дело,

6.6. Организация текущего хранения дел Документы, подшитые в дело,

являются подлинниками или заверенными копиями. В дело помещается один экземпляр документа. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении). В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, черновики и рабочие варианты документов.

6. Основные правила организации работы с документами

38

39 6.6. Организация текущего хранения дел Перечень документов с указанием

6.6. Организация текущего хранения дел Перечень документов с указанием

сроков хранения – систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

6. Основные правила организации работы с документами

39

40 6.7. Подготовка документов к архивному хранению Экспертиза ценности

6.7. Подготовка документов к архивному хранению Экспертиза ценности

документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

6. Основные правила организации работы с документами

40

41 6.7. Подготовка документов к архивному хранению Задачи экспертизы

6.7. Подготовка документов к архивному хранению Задачи экспертизы

ценности документов: 1) отбор ценных документов для вечного хранения и отбор документов, имеющих практическое значение, для длительного хранения; 2) выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.

6. Основные правила организации работы с документами

41

42 Подготовка документов к архивному хранению Критерии экспертизы

Подготовка документов к архивному хранению Критерии экспертизы

ценности документов - система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Критерии экспертизы ценности документов: критерии происхождения; критерии содержания; критерии внешних особенностей.

Основные правила организации работы с документами

42

43 6.7. Подготовка документов к архивному хранению Архивная опись –

6.7. Подготовка документов к архивному хранению Архивная опись –

архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

6. Основные правила организации работы с документами

43

44 6. Основные правила организации работы с документами 6.7. Подготовка

6. Основные правила организации работы с документами 6.7. Подготовка

документов к архивному хранению

Образец описи дел постоянного хранения

44

45 Контрольные вопросы: 1) Укажите последовательность работы с

Контрольные вопросы: 1) Укажите последовательность работы с

внутренними документами? 2) Что включает в себя документальный фонд предприятия? 3) Какую информацию содержит номенклатура дел? 4) Как осуществляется прием – передача дел в архив?

6. Основные правила организации работы с документами

45

46 Основная литература: Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное

Основная литература: Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное

обеспечение управления) – М.: Управление персоналом, 2007 – 528с. Непогода А.В. Делопроизводство организации: Подготовка, оформление и ведение документации. - М.: Омега –Л, 2008. – 480с. Пшеничная Е.А. Документирование управленческой деятельности предприятия: Учебное пособие. - Владивосток: Изд-во ВГУЭС, 2006. – 104с. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие. - М: Издательство РДЛ, 2006. – 408с.

6. Основные правила организации работы с документами

46

47 Дополнительная литература: Басаков М.И. Современное делопроизводство

Дополнительная литература: Басаков М.И. Современное делопроизводство

(Документационное обеспечение управления). – Ростов-на-Дону: Феникс, 2008.- 480 с. Клоков И.В. Эффективное делопроизводство. – С-Пб.: Питер, 2008. - 224 с. Новикова М.М. Документационное обеспечение управления. – М.:Ось-89, 2006. Пшенко А.В.Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. – М.: Академия, 2008. - 176 с.

6. Основные правила организации работы с документами

47

«Основные правила организации работы с документами»
http://900igr.net/prezentacija/ekonomika/osnovnye-pravila-organizatsii-raboty-s-dokumentami-81981.html
cсылка на страницу

Управление

18 презентаций об управлении
Урок

Экономика

125 тем
Слайды
900igr.net > Презентации по экономике > Управление > Основные правила организации работы с документами