Приём на работу
<<  Не зарывай свои таланты Где зарыт талант  >>
Подготовка деловых поездок сотрудников и руководителя
Подготовка деловых поездок сотрудников и руководителя
Вопросы:
Вопросы:
Литература:
Литература:
1. Организация служебных командировок
1. Организация служебных командировок
Форма № Т-10а
Форма № Т-10а
Форма № Т-9
Форма № Т-9
Форма № Т-10
Форма № Т-10
Журнал учета командировочных удостоверений
Журнал учета командировочных удостоверений
ЖУРНАЛ учета работников, выбывающих в командировки в
ЖУРНАЛ учета работников, выбывающих в командировки в
№ П/п
№ П/п
Информационное обеспечение деловых поездок сотрудников
Информационное обеспечение деловых поездок сотрудников
Памятка командируемому сотруднику
Памятка командируемому сотруднику
Фиксируйте все произведенные затраты в письменной форме, требуйте
Фиксируйте все произведенные затраты в письменной форме, требуйте
Памятка командируемому сотруднику
Памятка командируемому сотруднику
Отчет о командировке
Отчет о командировке
Общие требования к отчету о командировке
Общие требования к отчету о командировке
Реализация целей поездки (подробная информация о вопросах, изученных
Реализация целей поездки (подробная информация о вопросах, изученных
Хранение документов
Хранение документов
Подготовка командировок руководителя:
Подготовка командировок руководителя:
При подготовке программы следует:
При подготовке программы следует:
Согласовать программу с принимающей стороной, оговорить сроки
Согласовать программу с принимающей стороной, оговорить сроки
Обработка материалов командировки и оформление отчета
Обработка материалов командировки и оформление отчета
Вопросы для самоконтроля:
Вопросы для самоконтроля:

Презентация на тему: «Подготовка деловых поездок сотрудников и руководителя». Автор: Татьяна. Файл: «Подготовка деловых поездок сотрудников и руководителя.ppt». Размер zip-архива: 160 КБ.

Подготовка деловых поездок сотрудников и руководителя

содержание презентации «Подготовка деловых поездок сотрудников и руководителя.ppt»
СлайдТекст
1 Подготовка деловых поездок сотрудников и руководителя

Подготовка деловых поездок сотрудников и руководителя

Крупный успех составляется из множества продуманных мелочей. В. Ключевский.

2 Вопросы:

Вопросы:

1. Организация служебных командировок: Документальное оформление служебных командировок. Информационное обеспечение деловых поездок сотрудников. Памятка командируемому сотруднику. Хранение документов по командировкам. 2. Подготовка командировок руководителя: Информационное обеспечение деловых поездок руководителя. Подготовка программы командировки. Обработка материалов командировки и оформление отчета.

3 Литература:

Литература:

Кузнецова Т.В. Секретарское дело.- М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел–Синтез», 2002. С.275 -284. Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. Справочник.- СПб.: Издательский дом Герда, 2005. С.183-185. Ловягина Е., Морозов И. Командировка: готовим к ней работника и бумаги. // Кадры предприятия. 2002. № 6 // www.dis.ru Ловягина Е., Морозов И. Командировки: оформляем, провожаем, встречаем. // Кадры предприятия. 2002. № 7 // www.dis.ru Стенюков М.В. Секретарское дело.- М.: Книга сервис, 2003. С. 170-172. Труханович Л.В. Командировки: кто и за что отвечает? // Кадры предприятия. 2003. № 8 // www.dis.ru Шейнов В.П. Секретарь: практическое пособие.- Мн.: Харвест, 2003. С.48-50.

4 1. Организация служебных командировок

1. Организация служебных командировок

Документальное оформление служебных командировок. - Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (с изм. на 20.04.2001), оформлением командировочных документов занимаются работники канцелярии. - Весь пакет документов, необходимых для оформления командировки, представлен новыми унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004. № 1. "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

5 Форма № Т-10а

Форма № Т-10а

Первым документом является форма № Т-10а – служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. На основании этого документа будет издаваться приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Служебное задание подписывается руководителем подразделения, в котором работает командируемый работник и утверждается руководителем организации или уполномоченным лицом. Этот же документ – форма №Т-10а - содержит отчет о выполнении задания, что удобно и сокращает количество создаваемых документов.

6 Форма № Т-9

Форма № Т-9

После оформления задания готовится проект приказа о направлении сотрудника в командировку. Если командируется 1 человек, приказ готовится по унифицированной форме № Т-9, если несколько человек, используется форма № Т-9а. Приказ о командировке оформляется в 2-х экземплярах: один оправляется в дело, другой – в бухгалтерию.

7 Форма № Т-10

Форма № Т-10

После подписания приказа выписывается командировочное удостоверение по форме № Т-10. Секретарь вносит в нее необходимые данные, беря их из приказа. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре и регистрируется в журнале.

8 Журнал учета командировочных удостоверений

Журнал учета командировочных удостоверений

Начат «_____» _______________ 200 __ г. Окончен «_____» ______________ 200 __ г.

Дата выдачи

Должность, ФИО

Место командировки

Цель

Срок командировки

Дата, номер приказа

06.07. 2001

Менеджер Соро- кин А.А.

г. Спасск, фирма «Аякс»

Заключение догово- ра

С 09.07. 2001 по 13.07. 2001

05.07. 2001 № 84к

9 ЖУРНАЛ учета работников, выбывающих в командировки в

ЖУРНАЛ учета работников, выбывающих в командировки в

______________________________ (наименование организации)

Начат «_____» _______________ 200 __ г. Окончен «_____» ______________ 200 __ г.

Фамилия, имя, отчество командированного работника

Занимаемая должность

Номер командировочного удостоверения

Ф.И.О., должность работника, подписавшего командировочное удостоверение

Дата фактического выбытия

Дата фактического прибытия

Расписка командированного работника в получении командировочного удостоверения

2

3

4

5

6

7

8

№ П/п

1

10 № П/п

№ П/п

Фамилия, имя, отчество командированного работника

Занимаемая должность

Наименование организации, выдавшей командировочное удостоверение

Дата прибытия

Дата выбытия

1

2

3

4

5

6

ЖУРНАЛ учета работников, прибывающих в командировки в ______________________________ (наименование организации)

Начат «_____» _______________ 200 __ г. Окончен «_____» ______________ 200 __ г.

11 Информационное обеспечение деловых поездок сотрудников

Информационное обеспечение деловых поездок сотрудников

Подготовка к командировке начинается со сбора информации о пункте назначения: климатические особенности местности инфраструктура виды и качество связи цены на услуги и товары санитарно-эпидемиологическая обстановка криминальная ситуация

12 Памятка командируемому сотруднику

Памятка командируемому сотруднику

Не забудьте взять в командировку командировочное удостоверение и иные необходимые документы. Не забудьте взять с собой страховое свидетельство обязательного медицинского страхования. Если Вы постоянно принимаете какие-либо лекарственные средства, не забудьте взять их с собой в дорогу в необходимом количестве. Проявляйте заботу о своем здоровье, не питайтесь в сомнительных местах, на рынках. Не приобретайте незнакомые продукты питания. Используйте только бутылированную питьевую воду или кипятите воду перед употреблением. При серьезном недомогании обратитесь в лечебные учреждения за медицинской помощью и немедленно сообщите об этом своему непосредственному руководителю. Старайтесь приобретать товары (работы, услуги) в организациях, использующих контрольно-кассовые машины с детализацией счета (печатающие в кассовых чеках наименования товаров (работ, услуг).

13 Фиксируйте все произведенные затраты в письменной форме, требуйте

Фиксируйте все произведенные затраты в письменной форме, требуйте

кассовые чеки и иные документы, подтверждающие Ваши затраты. Приобретайте проездные билеты заблаговременно или в день, когда сможете окончательно определиться со сроками выполнения служебного задания. Приобретайте их самостоятельно, не передавайте для этого никому свой паспорт. При возникновении споров с администрацией гостиниц, помните, что в каждой гостинице должны на доступном для постояльцев месте находиться Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации. Воспользуйтесь предоставленными Вам правами. Находясь в месте командирования, особо ценные вещи (в т.ч. документы) сдавайте в камеру хранения гостиницы. Если выполнение служебного поручения связано с работой со сведениями, относящимися к коммерческой тайне, обеспечьте сохранность материальных носителей такой информации.

Памятка командируемому сотруднику

14 Памятка командируемому сотруднику

Памятка командируемому сотруднику

Проявляйте разумную осмотрительность при разговорах с попутчиками, случайными знакомыми, соседями по гостинице. Избегайте мест с неблагоприятной криминальной обстановкой. Прежде чем посетить организацию, в которую Вас командировали, убедитесь, что Вы не забыли взять командировочное удостоверение, документы, удостоверяющие личность и документы, подтверждающие Ваши особые полномочия, визитные карточки, другие материалы и документы, необходимые для выполнения поручения. Если Вы выезжаете в составе группы, помните, что указания, обязательные для исполнения, Вам вправе давать только старший группы. Старший группы обязан представить Вас должностным лицам организации, в которую Вы командированы и координировать все ваши контакты. Находясь в организации, в которую Вы командированы, подчиняйтесь установленному в ней распорядку. Не требуйте для себя каких-либо исключений. При возникновении проблем с выполнением служебного поручения свяжитесь со своим непосредственным руководителем для выработки способа решения задания.

15 Отчет о командировке

Отчет о командировке

Краткий отчет о выполненной работе за период командировки согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию (финансовый отдел) вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма N АО-1).

16 Общие требования к отчету о командировке

Общие требования к отчету о командировке

Цель командировки. Сроки пребывания в командировке (в случае посещения нескольких населенных пунктов или объектов указывается срок пребывания в (на) каждом из них). Конкретный перечень вопросов, изученных (решенных) в ходе командировки. Перечень должностных лиц, с которыми командируемый вступал в контакт при обсуждении тех или иных вопросов.

17 Реализация целей поездки (подробная информация о вопросах, изученных

Реализация целей поездки (подробная информация о вопросах, изученных

(решенных) в ходе командировки с приложением соответствующих документов). Оценка состояния дел в той или иной области деятельности посещенной организации, сопоставление форм и методов работы, принятых в ней с аналогами своей компании (по изученному перечню вопросов). Выводы, предложения, рекомендации по путям использования изученного в ходе командировки положительного опыта. Другие вопросы, которые командированный полагает необходимым отразить в отчете по итогам поездки.

18 Хранение документов

Хранение документов

Наименование документа

Срок хранения

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним по личному составу

Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках

5 лет ЭПК

5 лет

5 лет

5 лет

5 лет

75 лет (о предоставлении краткосрочных внутрироссийских командировок — 5 лет)

Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел

Переписка об оформлении командировок

Журналы учета работников, направленных в командировки

Журналы учета выдачи командировочных удостоверений

№ П/п

1

2

3

4

5

6

19 Подготовка командировок руководителя:

Подготовка командировок руководителя:

Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Подготовка поездок руководителя осуществляется по однотипной схеме, с учетом специфики конкретной командировки. Секретарь готовит: Приказ о командировке (оформляется в 2-х экз.) Командировочное удостоверение, Составляет и печатает подробную предварительную программу командировки.

20 При подготовке программы следует:

При подготовке программы следует:

Узнать цель поездки, предполагаемые вопросы, встречи и места посещения. Разработать проект программы пребывания руководителя, согласовать его с руководителем. Определить время (даты отправления, прибытия) и способ передвижения (машина, самолет, поезд и т.д.) Помните, что существует понятие часовых поясов и местного времени. Продумать все деловые встречи и мероприятия, на которых будет присутствовать руководитель.

21 Согласовать программу с принимающей стороной, оговорить сроки

Согласовать программу с принимающей стороной, оговорить сроки

пребывания, внести коррективы, если они будут. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны. Составить список должностных лиц или компаний, с которыми нужно установить связь: организации, отделы, лица (с указанием должности, ФИО) и время встречи с ними руководителя. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Составить список необходимых для поездки личных и служебных документов и материалов.

22 Обработка материалов командировки и оформление отчета

Обработка материалов командировки и оформление отчета

Секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим сотрудникам и структурным подразделениям. В обязанности секретаря входит оформление отчета о командировке. Как правило, отчет содержит следующие разделы: Обоснование необходимости командировки; Вопросы и их решения Выводы и предложения.

23 Вопросы для самоконтроля:

Вопросы для самоконтроля:

Как осуществляется подготовка и организация деловых поездок руководителя? Каковы обязанности секретаря во время отсутствия руководителя? Назовите документы которые готовит секретарь для служебных командировок сотрудников и руководителя. В скольких экземплярах оформляется приказ о командировке и командировочное удостоверение? Какая необходимая информация собирается на этапе подготовки работника к командировке? Какими советами можно дополнить Памятку командируемому сотруднику? Сформулируйте общие требования к отчету о результатах командировки.

«Подготовка деловых поездок сотрудников и руководителя»
http://900igr.net/prezentacija/ekonomika/podgotovka-delovykh-poezdok-sotrudnikov-i-rukovoditelja-187162.html
cсылка на страницу

Приём на работу

9 презентаций о приёме на работу
Урок

Экономика

125 тем
Слайды
900igr.net > Презентации по экономике > Приём на работу > Подготовка деловых поездок сотрудников и руководителя