Бизнес-процессы
<<  Комплексная система автоматизации Автоматизация  >>
Средства автоматизации делопроизводства
Средства автоматизации делопроизводства
Основные понятия традиционного делопроизводства
Основные понятия традиционного делопроизводства
Организация работы с документами – обеспечение движения, поиска,
Организация работы с документами – обеспечение движения, поиска,
Документооборот – движение документа в рамках ДОУ
Документооборот – движение документа в рамках ДОУ
ДОУ – основная функция делопроизводства
ДОУ – основная функция делопроизводства
Схема документооборота
Схема документооборота
При исполнении документа возникает два информационных потока: связан с
При исполнении документа возникает два информационных потока: связан с
Первый инфопоток:
Первый инфопоток:
Второй инфопоток:
Второй инфопоток:
Документальный информационный поток
Документальный информационный поток
Документальный информационный поток
Документальный информационный поток
Базовые ИТ и ДОУ
Базовые ИТ и ДОУ
Электронный архив
Электронный архив
Понятие
Понятие
Совершенствование ДОУ
Совершенствование ДОУ
Наиболее распространенное решение – автоматизация отдельных рабочих
Наиболее распространенное решение – автоматизация отдельных рабочих
Принципы построения АРМ: Системность
Принципы построения АРМ: Системность
Обеспечение АРМ: Техническое обеспечение
Обеспечение АРМ: Техническое обеспечение
Недостатки применение АРМ: отсутствие способов организации
Недостатки применение АРМ: отсутствие способов организации
1970 гг
1970 гг
Насыщение средствами ВТ – предварительное условие создания «офиса
Насыщение средствами ВТ – предварительное условие создания «офиса
Система автоматизации делопроизводства в управлении организацией
Система автоматизации делопроизводства в управлении организацией
Цель – создание эффективной среды по обработке информации и
Цель – создание эффективной среды по обработке информации и
Основные компоненты системы автоматизации делопроизводства
Основные компоненты системы автоматизации делопроизводства
Компьютерные информационные технологии автоматизации делопроизводства
Компьютерные информационные технологии автоматизации делопроизводства
Концепция Collaboration&Messaging (сотрудничество и обмен сообщениями)
Концепция Collaboration&Messaging (сотрудничество и обмен сообщениями)
Корпоративная информационная система --
Корпоративная информационная система --
Компоненты КИС
Компоненты КИС
Ядро КИС – система управления документооборотом (СУД)
Ядро КИС – система управления документооборотом (СУД)
Современные подходы к автоматизации делопроизводства
Современные подходы к автоматизации делопроизводства
Современные подходы к автоматизации делопроизводства
Современные подходы к автоматизации делопроизводства
Библиотека шаблонов ИТ работы с документами (document processing)
Библиотека шаблонов ИТ работы с документами (document processing)
Функциональные требования к САД
Функциональные требования к САД
Возможность работы с электронной копией документа
Возможность работы с электронной копией документа
Разделение прав доступа пользователей к различным категориям
Разделение прав доступа пользователей к различным категориям
Возможность проектирования произвольных (связанных со сложной
Возможность проектирования произвольных (связанных со сложной
Специальные функции:
Специальные функции:
Классификация и обзор современных САД
Классификация и обзор современных САД
Программные решения, созданные российскими компаниями на основе
Программные решения, созданные российскими компаниями на основе
Собственные разработки российских компаний: система LanDocs компании
Собственные разработки российских компаний: система LanDocs компании
Системы автоматизации технологии workflow : Дело (компания
Системы автоматизации технологии workflow : Дело (компания
Классы СУД
Классы СУД
2. а) Надстройки над компьютерными приложениями: Дело-96" на базе
2. а) Надстройки над компьютерными приложениями: Дело-96" на базе
б) Системы поддержки групповой работы и электронной почтой Lotus Notes
б) Системы поддержки групповой работы и электронной почтой Lotus Notes
3. Системы, надстроенные над офисными приложениями (Мiсrosoft Office,
3. Системы, надстроенные над офисными приложениями (Мiсrosoft Office,
Электронный архив
Электронный архив
Делопроизводство и деловые процедуры
Делопроизводство и деловые процедуры
Делопроизводство и деловые процедуры
Делопроизводство и деловые процедуры

Презентация: «Средства автоматизации делопроизводства». Автор: popova. Файл: «Средства автоматизации делопроизводства.ppt». Размер zip-архива: 1827 КБ.

Средства автоматизации делопроизводства

содержание презентации «Средства автоматизации делопроизводства.ppt»
СлайдТекст
1 Средства автоматизации делопроизводства

Средства автоматизации делопроизводства

Основные понятия традиционного делопроизводства. Документооборот как информационный процесс. Базовые информационные технологии и ДОУ. Совершенствование ДОУ и основные компоненты систем автоматизации делопроизводства. Современные подходы к автоматизации делопроизводства. Функциональные требования к системам автоматизации делопроизводства. Классификация и обзор современных систем автоматизации делопроизводства.

2 Основные понятия традиционного делопроизводства

Основные понятия традиционного делопроизводства

Делопроизводство как информационный процесс.

ДОУ – охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения. Документирование – создание документа (составление, оформление, согласование, изготовление). Делопроизводство – комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления.

3 Организация работы с документами – обеспечение движения, поиска,

Организация работы с документами – обеспечение движения, поиска,

хранения и использования документа. Систематизация архивного хранения – определение правил хранения информации, ее поиска и использования при принятии управленческих решений и деловых процедур.

4 Документооборот – движение документа в рамках ДОУ

Документооборот – движение документа в рамках ДОУ

Деловая процедура – последовательность определенных операций, совершаемых сотрудниками организации. Способ осуществления практического управления предприятием. Электронный архив – решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

5 ДОУ – основная функция делопроизводства

ДОУ – основная функция делопроизводства

6 Схема документооборота

Схема документооборота

7 При исполнении документа возникает два информационных потока: связан с

При исполнении документа возникает два информационных потока: связан с

движением документа; замкнут на регистрационную карточку документа.

8 Первый инфопоток:

Первый инфопоток:

Регистрация документа в канцелярии; Вынесение резолюции руководителем; Назначение исполнителей; Рассылка копий исполнителям; Списание исполненного документа.

9 Второй инфопоток:

Второй инфопоток:

Внесение реквизитов в карточку; Фиксирование вынесения резолюции; Внесение отчета исполнителей; Добавления наименования дела при списании документа.

10 Документальный информационный поток

Документальный информационный поток

Изучение ДИП в различных отраслях деятельности составляет одно из важных направлений документационного обеспечения управления.

11 Документальный информационный поток

Документальный информационный поток

Динамика роста ДИП характеризуется экспонентой и записывается формулой: y=y0ekt где y — количество документов в потоке; y0 — их число в начале отсчета; е=2,718 и составляет основание натурального логорифма; t — временной интервал; k — интенсивность прироста.

12 Базовые ИТ и ДОУ

Базовые ИТ и ДОУ

MS Word, WorfPerfect, FineReader, CunieForm, OmniPage, Adobe PhotoShop, CorelDraw, MS Excel, Lotus 1-2-3

Организация работы с документами

MS Access, Paradox, MS Excel, Lotus 1-2-3, MS Outlook, MS Project, Lotus Organizer, Internet Explorer

Понятие

Технология

Программное обеспечение

Документирование

Текстовые и графические процессоры, программы оптического сканирования и распознавания символов, электронные таблицы

Системы управления базами данных, электронные таблицы, организаторы работ, компьютерные сети, Интернет, электронная почта

13 Электронный архив

Электронный архив

MC Access, MS Excel

Понятие

Технология

Программное обеспечение

Документооборот

Компьютерные сети, Интернет, электронная почта, системы управления базами данных, организаторы работ.

Internet Explorer, MS Access, MS Outlook, MS Project, Lotus Organizer

СУБД, электронные таблицы

14 Понятие

Понятие

Технология

Программное обеспечение

Деловая процедура

Делопроизводство

15 Совершенствование ДОУ

Совершенствование ДОУ

Основные компоненты систем автоматизации делопроизводства

ДОУ оказывает влияние на качество принятия управленческих решений.

Совершенствование ДОУ

Выбор метода автоматизации

16 Наиболее распространенное решение – автоматизация отдельных рабочих

Наиболее распространенное решение – автоматизация отдельных рабочих

мест (АРМ). Автоматизированное рабочее место – это совокупность информационно-программно-технических ресурсов, обеспечивающую конечному пользователю обработку данных и автоматизацию управленческих функций в конкретной предметной области.

17 Принципы построения АРМ: Системность

Принципы построения АРМ: Системность

Гибкость. Устойчивость. Эффективность.

18 Обеспечение АРМ: Техническое обеспечение

Обеспечение АРМ: Техническое обеспечение

Математическое. Программное. Лингвистическое. Организационное. Методическое. Правовое. Эргономическое.

19 Недостатки применение АРМ: отсутствие способов организации

Недостатки применение АРМ: отсутствие способов организации

электронного информационного обмена; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных.

20 1970 гг

1970 гг

– проект «офис будущего» (США). 1980 гг. – «офис будущего» как политика. Офис будущего ? автоматизированный офис ? электронный офис 1983 г. – потребность в компьютеризации превысила возможности разработчиков (исследование Слоуновской школы бизнеса Массачусетского технологического университета)

21 Насыщение средствами ВТ – предварительное условие создания «офиса

Насыщение средствами ВТ – предварительное условие создания «офиса

будущего». Процесс создания автоматизированной среды с формированием новых приемов и методов работы. Создание организационного механизма управления, который содействовал отбору и закреплению новых методов работы.

22 Система автоматизации делопроизводства в управлении организацией

Система автоматизации делопроизводства в управлении организацией

Совершенствование ДОУ

Качественное управление

23 Цель – создание эффективной среды по обработке информации и

Цель – создание эффективной среды по обработке информации и

совершенствование качества управления. Задачи: Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документальной информации путем создания механизма документационного обеспечения управления. Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный набор программных продуктов.

24 Основные компоненты системы автоматизации делопроизводства

Основные компоненты системы автоматизации делопроизводства

Средства и правила создания документов. Ведение электронного архива. Поддержка документооборота с основой на программно-техническую платформу предприятия. Все остальные компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства.

25 Компьютерные информационные технологии автоматизации делопроизводства

Компьютерные информационные технологии автоматизации делопроизводства

и деловых процедур: Системы управления базами данных. Системы поиска документов и анализа текстов. Системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных). Среда клиент/сервер. Internet/Intranet.

26 Концепция Collaboration&Messaging (сотрудничество и обмен сообщениями)

Концепция Collaboration&Messaging (сотрудничество и обмен сообщениями)

Автоматизация деловых процедур. Системы коллективной работы. Системы управления документами. Системы электронной почты. Основные решения для автоматизации делопроизводства и деловых процедур.

27 Корпоративная информационная система --

Корпоративная информационная система --

Предназначена для автоматизации всего комплекса управленческих задач предприятия или учреждения: сбор и анализ информации, планирование, организация и координация действий, контроль над исполнением, внутренняя и внешняя коммуникация и т.П.

28 Компоненты КИС

Компоненты КИС

Специализированное ПО (серверы БД, финансовые и графические программы, электронные таблицы, текстовые процессоры, мультимедиа); Системы разработки и управления проектами (SAP R/3); Аналитические системы (поиск и обобщение информации, ее классификация, удаление избыточных данных); Средства коммуникации (факс-модем, Интернет-технологии); Средства массовой обработки бумажных документов (сканеры, программы оптического распознавания)

29 Ядро КИС – система управления документооборотом (СУД)

Ядро КИС – система управления документооборотом (СУД)

Функции СУД: Организация коллективной работы над одним и тем же документом (Docs Open – 99 версий и 26 подверсий); Создание и ведение электронного архива; Атрибутивный и полнотекстовый поиск информации.

30 Современные подходы к автоматизации делопроизводства

Современные подходы к автоматизации делопроизводства

1992-94 гг. – автоматизация процесса документирования. Поменялась только видимость работы, без какого-либо повышения эффективности процесса. Рынок функциональных продуктов не достиг своей зрелости. Оптимизация операционного цикла предприятий не представляла собой приоритетной задачи.

31 Современные подходы к автоматизации делопроизводства

Современные подходы к автоматизации делопроизводства

1994-96 гг. – использование сетевых технологий в организации документооборота. Начало проекта системной интеграции компьютеризированных рабочих мест. 1996-2001 гг. – время активного интереса к корпоративным информационным системам.

32 Библиотека шаблонов ИТ работы с документами (document processing)

Библиотека шаблонов ИТ работы с документами (document processing)

Безбумажная технология ведения делопроизводства Системы управления документами (document management) Системы управления ходом работ (workflow maпagemeпt) Групповая работа с документами (workgroup maпagemeпt)

33 Функциональные требования к САД

Функциональные требования к САД

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов. Возможность ввода неограниченного числа резолюций к документу. Возможность контроля исполнения резолюций, включая упредительный контроль. Списание документа в дело. Атрибутивный поиск документа в базе данных (поиск по произвольному сочетанию значений реквизитов регистрационной карточки документа). Возможность проектирования стандартных (простых) отчетных форм без привлечения разработчика.

34 Возможность работы с электронной копией документа

Возможность работы с электронной копией документа

Интеграция со средствами пакета MS Office. Автоматизированная регистрация документа, поступившего по электронной почте. Поддержка средств электронной цифровой подписи. Возможность задания логических связей между документами. Полнотекстовый поиск электронным копиям документов.

35 Разделение прав доступа пользователей к различным категориям

Разделение прав доступа пользователей к различным категориям

документов. Web-доступ к документационной базе данных (доступ через Интернет). Ведение реестров рассылки внешним адресатам, включая возможность формирования конвертов, печати адресов на конвертах или наклейках, печати описей вложений. Введение внутренних реестров рассылки внешним адресатам, включая возможность формирования конвертов, печати адресов на конвертах или наклейках, печати описей вложений.

36 Возможность проектирования произвольных (связанных со сложной

Возможность проектирования произвольных (связанных со сложной

логической обработкой) отчетных форм без привлечения фирмы-разработчика. Распознавание текстов отсканированных документов. Ведение электронных архивов документов. Поддержка средств криптографической защиты информации.

37 Специальные функции:

Специальные функции:

Автоаннотирование - автоматическое составление аннотации документа по его полному тексту. Авторубрицирование - автоматическое отнесение документа к той или иной тематической рубрике. Автосвязывание - автоматическая установка гиперссылок между документами. Семантический анализ, результатом которого может быть указание пользователю о недостаточности информации для успешного поиска документа в дальнейшем. Формирование связных текстов (отчетов) по заданной тематике на базе архива хранимых документов (так называемое «копание данных»).

38 Классификация и обзор современных САД

Классификация и обзор современных САД

Системы моделирования реальных процессов документооборота (отказ от бумажных носителей): Русифицированные версии популярных западных средств разработки DocsOpen (РС DOCS); LinkWorks (DEC); Staffware (Staffware PLS); Lotus Notes (Lotus-IВM).

39 Программные решения, созданные российскими компаниями на основе

Программные решения, созданные российскими компаниями на основе

западных систем: система Босс-Референт компании <Ай- Ти> (Lotus Notes); системы OfficeMedia и CompanyMedia компании ИнтерТраст, г. Москва (LotusNotes); система Золушка-Кабинет НТЦ ИРМ, г. Москва, (Lotus Notes); решения компании «Весть - Мета Технология», г. Москва (Staffware и Workroute 2000).

40 Собственные разработки российских компаний: система LanDocs компании

Собственные разработки российских компаний: система LanDocs компании

«Ланит»; система Эффект Офис компании «Гарант International»; система Optima WorkFlow компании «Оптима».

41 Системы автоматизации технологии workflow : Дело (компания

Системы автоматизации технологии workflow : Дело (компания

«Электронные офисные системы») Система Золушка-WIN. Служебная корреспонденция, НТЦ ИРМ, г. Москва. Позволяют осуществить постепенный переход от бумажной к безбумажной технологии делопроизводства.

42 Классы СУД

Классы СУД

1. Оригинальный многоплатформенный продукт: Documentum EDMS с сервером DocPage (американской компании Documentum, Inc.), Docs Ореn (американской фирмы РС DOCS, Inc.), LanDOCS (российского АО ЛАНИТ), DocuLive (норвежское отделение Siemens Nixdorf).

43 2. а) Надстройки над компьютерными приложениями: Дело-96" на базе

2. а) Надстройки над компьютерными приложениями: Дело-96" на базе

Oracle и MS SQL Server (компания "Электронные Офисные Системы") ДОКУМЕНТ-2000 на основе технологий UNIX, Oracle и Мicrosoft (компания "Центр Информационных Технологий ТЕЛЕКОМ-Сервис") , ТИСА на Oracle, Informix, и SQL Anywhere (ОАО "Сервер") OPTIMA-WоrkFlоw на MS Exchange Server, Oracle, MS SQL Server, Sybase, Informix (фирма "Оптима") "ЕВФРАТ 99 Document Server" на MS SQL Server, DB2/400, Oracle (компания "Cognitive Technologies") VISULDoc на MS SQL Server (компания "ЦентрИнвест Софт") "Гран-Док" на Centura SQL Ваse ("Гранит-Центр").

44 б) Системы поддержки групповой работы и электронной почтой Lotus Notes

б) Системы поддержки групповой работы и электронной почтой Lotus Notes

БОСС- Референт (фирма IТ); "Золушка-Кабинет" (НТЦ "Инcтитут Развития Москвы"); ЭСКАДО (компания" Интерпроком ЛЛН"); CompanyMedia и OfficeMedia (компания "Интертраст"); "Салют" (фирма "Салют").

45 3. Системы, надстроенные над офисными приложениями (Мiсrosoft Office,

3. Системы, надстроенные над офисными приложениями (Мiсrosoft Office,

Microsoft BackOffice): Document Management Extention - DМE (австралийская фирма "80-20 Software"); "ЕВФРАТ 99 Delux" (компания "Cognitive Technologies"); "lС:Документооборот" (компания "lC"); "Эффекr-Офис" (фирма "Гарант Интернэшнл").

46 Электронный архив

Электронный архив

DataWareHouse – склад данных. Архив отвечает за систематизацию хранения и является одной из трех делопроизводственных задач: создание, технология обработки, систематизация документов. Документы перемещаются в рамках решения всех трех задач!!!

47 Делопроизводство и деловые процедуры

Делопроизводство и деловые процедуры

Клиент звонит в организацию для размещения заказа. Заказ регистрируется в базе данных клиентов. Выписывается счет на товар. Счет передается в бухгалтерию. Бухгалтерия получает деньги за товар , что фиксируется в системе. Товар отгружается со склада, что отмечается в складской базе данных. Выписывается счет-фактура и накладная на товар. Товар отгружается клиенту. Счет-фактура и накладная передаются в бухгалтерию.

48 Делопроизводство и деловые процедуры

Делопроизводство и деловые процедуры

Клиент звонит в организацию для размещения заказа. Заказ регистрируется в базе данных клиентов. Выписывается счет на товар. Счет передается в бухгалтерию. Бухгалтерия получает деньги за товар , что фиксируется в системе. Товар отгружается со склада, что отмечается в складской базе данных. Выписывается счет-фактура и накладная на товар. Товар отгружается клиенту. Счет-фактура и накладная передаются в бухгалтерию.

«Средства автоматизации делопроизводства»
http://900igr.net/prezentacija/ekonomika/sredstva-avtomatizatsii-deloproizvodstva-188665.html
cсылка на страницу
Урок

Экономика

125 тем
Слайды
900igr.net > Презентации по экономике > Бизнес-процессы > Средства автоматизации делопроизводства