№ | Слайд | Текст |
1 |
 |
ACCESS 2003Создание таблиц На примере БД Отдел кадров |
2 |
 |
Начало работыПуск – Программы – Microsoft Office – Microsoft Access 2003 Выбрать Выбрать |
3 |
 |
Начало работыДать имя базе данных. Расширение mdb не менять. Выбрать папку, в которую нужно поместить базу данных |
4 |
 |
Начало работыВыберем объект Таблицы. Каждая таблица сначала создается в режиме конструктора, а потом, в оперативном режиме заполняется данными. Причем, сначала создаются главные таблицы, а потом подчиненные. |
5 |
 |
Создание БД Отдел кадровСоздадим базу данных, в которой содержится информация обо всех сотрудниках организации. О каждом сотруднике известно: табельный номер, фамилия, имя; номер отдела, название отдела, должность, оклад; адрес, телефон, дата рождения; наличие налоговых льгот. Вся информация будет распределена по следующим таблицам: Главная таблица Должности Главная таблица Отделы 3) Подчиненная таблица Сотрудники |
6 |
 |
Создание БД Отдел кадровВся информация находится в трех таблицах: Должности, Отделы и Сотрудники. Схема данных этой базы должна иметь вид: |
7 |
 |
Таблица ОтделыСоздание БД начнем с главной таблицы Отделы. Создание таблицы начинается с описания полей. Поэтому выберем пункт Создание таблицы в режиме конструктора. Для этого выберем пункт |
8 |
 |
Таблица ОтделыВ получившемся окне для каждого поля нужно указать имя и выбрать тип. Внизу окна указывается ограничение на размер поля. |
9 |
 |
Таблица ОтделыВ этой таблице будет два поля: Номер отдела (тип числовой, первичный ключ); Название отдела (тип текстовый, не больше 20 символов). Напечатаем имена полей, выберем тип, для второго поля установим ограничения на размер, получим: |
10 |
 |
Таблица ОтделыУкажем, что поле Номер отдела будет ключевым. Для этого подведем курсор мыши к этому полю, чтобы он принял вид черной стрелки и одним щелчком выделим строку. |
11 |
 |
Таблица ОтделыПосле выделения нажмем на пиктограмму «ключик» на панели инструментов. Первое поле (номер отдела) помечено как ключевое. |
12 |
 |
Таблица ОтделыЗакроем таблицу в режиме конструктора. При сохранении зададим ее имя Отделы. |
13 |
 |
Таблица ОтделыОткроем таблицу Отделы в оперативном режиме для заполнения. Для этого дважды щелкнем на имени таблицы. |
14 |
 |
Таблица ОтделыВ оперативном режиме пустая таблица имеет вид: Теперь можно заполнять таблицу данными. При заполнении таблицы нужно помнить, что значения в ключевом поле не должны повторяться. |
15 |
 |
Таблица ОтделыПосле заполнения таблица должна иметь вид: Поля Записи Текущая запись Новая запись Всего записей |
16 |
 |
Таблица ДолжностиТаблица Должности является главной таблицей. В этой таблице будет три поля: Код должности (тип счетчик, первичный ключ); Должность (тип текстовый, до 25 знаков); Ставка (денежный, число знаков после точки 2). Тип счетчик – это целочисленный тип, значения которого не вводятся с клавиатуры, а автоматически присваиваются : 1, 2, 3, 4, 5… |
17 |
 |
Таблица ДолжностиВ режиме конструктора Таблица Должности имеет вид: |
18 |
 |
Таблица ДолжностиВ оперативном режиме таблица имеет вид: В таблице семь записей |
19 |
 |
Таблица СотрудникиТаблица Сотрудники является подчиненной таблицей. В ней восемь полей: Табельный номер (числовой, первичный ключ); Фамилия (текстовый, не больше 30); Номер отдела (числовой, поле связи с таблицей Отделы, вторичный ключ); Код должности (числовой, поле связи с таблицей Должности, вторичный ключ); Адрес (текстовый); Телефон (текстовый, маска ##\– ##\– ##); Дата рождения (дата/время, краткий формат даты 1.4.78). Льготы (логический). Таблица связана с главными таблицами Отделы и Должности через вторичные ключи Номер отдела и Код должности. |
20 |
 |
Таблица СотрудникиВ режиме конструктора таблица Сотрудники имеет вид: На рисунке показана маска ввода для поля Телефон и где выбрать формат поля для типа Дата |
21 |
 |
Таблица СотрудникиОткроем таблицу Сотрудники в оперативном режиме для заполнения. В таблице Сотрудники имеются поля Номер отдела и Код должности, которые неудобно заполнять (нужно помнить номера). Поэтому сделаем так, чтобы при заполнении таблицы можно было выбирать название (отдела, должности) из списка, а в таблицу записывать соответствующий код. Это делается с помощью мастера подстановок. Поэтому закроем таблицу Сотрудники в оперативном режиме и откроем ее в режиме конструктора. |
22 |
 |
Таблица СотрудникиМастер подстановок Откроем подчиненную таблицу Сотрудники в режиме конструктора. Для использования мастера подстановок для поля Номер отдела выполните следующие действия: Установите курсор на поле Номер отдела; В качестве типа данных выберите Мастер подстановок; |
23 |
 |
Таблица СотрудникиМастер подстановок В качестве столбца подстановки можно выбрать фиксированный набор значений или значения из таблицы. Выберем значения из таблицы. |
24 |
 |
Таблица СотрудникиМастер подстановок Укажем имя таблицы Отделы. |
25 |
 |
Таблица СотрудникиМастер подстановок Выберем из таблицы два поля – Номер отдела и Название отдела (символом >). Всегда выбирается два поля! |
26 |
 |
Таблица СотрудникиМастер подстановок Ничего не выбирайте по сортировке. |
27 |
 |
Таблица СотрудникиМастер подстановок Установите флажок в поле Скрыть ключевой столбец, то есть столбец Номер отдела. |
28 |
 |
Таблица СотрудникиМастер подстановок Задайте подпись подстановочному столбцу. |
29 |
 |
Таблица СотрудникиМастер подстановок Сохраните таблицу Сотрудники. |
30 |
 |
Таблица СотрудникиМастер подстановок Выполним аналогичные действия для использования мастера подстановок в поле Код должности. Подстановочный столбец выбирается из таблицы Должности. Выбираем только ключевой и подстановочный столбцы, поле Ставка не выбираем. |
31 |
 |
Таблица СотрудникиВ оперативном режиме, при заполнении таблицы данными значения полей Номер отдела и Код должности выбираются из списка, созданного мастером подстановок. Выбирается название, а в таблицу подставляется код. |
32 |
 |
Таблица СотрудникиПосле заполнения таблица должна иметь вид: |
33 |
 |
Установление связей между таблицамиВыберем пункт меню Сервис, Схема данных. Мы увидим, что вследствие работы мастера подстановок, между таблицами установились связи. Уточним эти связи (должна быть связь один-ко-многим). Щелкнем правой кнопкой мыши по линии связи Отделы-Сотрудники и выберем из контекстного меню пункт Изменить связь. |
34 |
 |
Установление связей между таблицамиПоявится диалоговое окно: В этом окне установим флажки во всех переключателях. Обеспечение целостности данных нам нужно, чтобы мы не смогли случайно ввести в подчиненную таблицу отдел, которого нет в главной таблице. Каскадное обновление связанных полей – при изменении, например, названия отдела, в таблице Отделы в подчиненной таблице Сотрудники соответствующее название также меняется. Каскадное удаление – при удалении, например, из таблицы Отделы одного из отделов, в подчиненной таблице Сотрудники, удалятся все записи с информацией о сотрудниках этого отдела. |
35 |
 |
Установление связей между таблицамиАналогично изменим связь Должности-Сотрудники. Результат: |
«ACCESS 2003» |