Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов

Различают три стороны контрольной деятельности:

Контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов. Выполняют руководители всех рангов. Контроль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных документов. Выполняет секретарь-референт. Контроль за своевременностью исполнения. Выполняет делопроизводственная служба организации с входящей в ее состав службой контроля исполнения.

В небольших организациях контроль за соблюдением формы и сроков

исполнения осуществляет секретарь-референт.

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя:

постановку на контроль; проверку своевременного доведения документа до исполнителя; регулирование хода исполнения; периодическую проверку хода исполнения; учет и обоснование результатов контроля исполнения; информирование руководителя.

Классификация методов контроля

1. Фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний поручений; 2. Проверка своевременного доведения документа до исполнителя; 3. Корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, при передаче документа от исполнителя к исполнителю или из подразделения в подразделение;

4. Напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии

неисполненных документов и поручений; 5. Информирование руководителей подразделений и организации в целом о состоянии и ходе исполнения поручения;

6. Внесение данных об исполнении документов; 7. Анализ состояний дел и

уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, по специалистам, по видам документов.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными

Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента РФ, правительственных нормативных актах и в федеральных законах Российской Федерации. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности.

Большинство документов, срок исполнения которых не установлен

нормативными актами, должны исполняться в течение 10 дней. Руководитель указывает в резолюции срок исполнения документа только в тех случаях, когда этот срок отличается от установленного перечнем либо конкретно указанного срока вышестоящей организацией.

По срокам исполнения выделяют следующие виды контроля: текущий,

предупредительный, итоговый.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о

документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков.

Суть предупредительного контроля заключается в своевременном, за 2—3

дня, предупреждении сотрудника о необходимости ре­шения порученного ему вопроса. Текущий и предупредительный контроль помогает планировать рабочий день руководителя.

Срок исполнения документа может продлить только лицо или организация,

его установившие. Это может быть сделано в устной или письменной форме не менее чем за 3 дня до истечения срока. Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационной карточке в поле «Ход исполнения».

Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросы

выполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическую

работу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом.

На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаются

причины: перегрузка руководителя, недисциплинированность сотрудников, слабость системы документооборота и т. п.). Вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при

заполнении в регистрационной карточке поля «Срок исполнения». Аналитические справки по установленной форме могут автома­тически составляться и выводиться на компьютер руководителя. Аналитические справки являются важным источником оценки эффективности работы отдельных сотрудников и системы документационного обеспечения управления организации в целом.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного

исполнения документа, и обязательно результат исполнения должен быть записан в регистрационной форме (карточке или журнале). Саму форму контроля организация выбирает, исходя из своих возможностей. Это может быть и ручная сроковая картотека, но чаще всего в настоящий момент используется автоматизированная система контроля.

Внедрение автоматизации позволяет значительно сократить время контроля

и повысить его эффективность. Поскольку, например, нормативы на составление традиционной регистрационной карточки (вручную) определены как 0,15 часа, а с использованием автоматизированных технологий – 0,05 часа. Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации вручную – 0,17 часа, на компьютерах – 0,05 часа. Составление справки о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает от 0,26 часа (на 10 документов) до 8 часов (свыше 100 документов). В автоматизированной технологии независимо от количества документов эта норма не превышает 0,05 часа.