№ | Слайд | Текст |
1 |
 |
Контроль исполнения документов |
2 |
 |
Различают три стороны контрольной деятельности:Контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов. Выполняют руководители всех рангов. Контроль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных документов. Выполняет секретарь-референт. Контроль за своевременностью исполнения. Выполняет делопроизводственная служба организации с входящей в ее состав службой контроля исполнения. |
3 |
 |
В небольших организациях контроль за соблюдением формы и сроковисполнения осуществляет секретарь-референт. |
4 |
 |
Работа по контролю за исполнением документов включает в себя:постановку на контроль; проверку своевременного доведения документа до исполнителя; регулирование хода исполнения; периодическую проверку хода исполнения; учет и обоснование результатов контроля исполнения; информирование руководителя. |
5 |
 |
Классификация методов контроля1. Фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний поручений; 2. Проверка своевременного доведения документа до исполнителя; 3. Корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, при передаче документа от исполнителя к исполнителю или из подразделения в подразделение; |
6 |
 |
4. Напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличиинеисполненных документов и поручений; 5. Информирование руководителей подразделений и организации в целом о состоянии и ходе исполнения поручения; |
7 |
 |
6. Внесение данных об исполнении документов; 7. Анализ состояний дел иуровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, по специалистам, по видам документов. |
8 |
 |
Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальнымиТиповые сроки установлены законодательно в указах Президента РФ, правительственных нормативных актах и в федеральных законах Российской Федерации. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности. |
9 |
 |
Большинство документов, срок исполнения которых не установленнормативными актами, должны исполняться в течение 10 дней. Руководитель указывает в резолюции срок исполнения документа только в тех случаях, когда этот срок отличается от установленного перечнем либо конкретно указанного срока вышестоящей организацией. |
10 |
 |
По срокам исполнения выделяют следующие виды контроля: текущий,предупредительный, итоговый. |
11 |
 |
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений одокументах, срок исполнения которых истекает сегодня. Секретарь-референт ежедневно в начале рабочего дня докладывает руководителю о фактах неисполнения установленных сроков. |
12 |
 |
Суть предупредительного контроля заключается в своевременном, за 2—3дня, предупреждении сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса. Текущий и предупредительный контроль помогает планировать рабочий день руководителя. |
13 |
 |
Срок исполнения документа может продлить только лицо или организация,его установившие. Это может быть сделано в устной или письменной форме не менее чем за 3 дня до истечения срока. Документы с длительным сроком исполнения (например, договор) контролируются по промежуточным этапам исполнения с занесением сведений в регистрационной карточке в поле «Ход исполнения». |
14 |
 |
Документ считается исполненным, если решены поставленные в нем вопросывыполнены поручения, корреспонденту дан ответ по существу дела, в карточке и на документе-запросе сделана отметка об исполнении. В регистрационную карточку при этом вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ. |
15 |
 |
Что касается итогового контроля, то к нему относят аналитическуюработу по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям (для больших организаций) или по организации в целом. |
16 |
 |
На основе анализа задержки исполнения документов устанавливаютсяпричины: перегрузка руководителя, недисциплинированность сотрудников, слабость системы документооборота и т. п.). Вырабатываются соответствующие предложения по исправлению недостатков. |
17 |
 |
Постановка документа на контроль происходит автоматически призаполнении в регистрационной карточке поля «Срок исполнения». Аналитические справки по установленной форме могут автоматически составляться и выводиться на компьютер руководителя. Аналитические справки являются важным источником оценки эффективности работы отдельных сотрудников и системы документационного обеспечения управления организации в целом. |
18 |
 |
Снятие документа с контроля осуществляется только после полногоисполнения документа, и обязательно результат исполнения должен быть записан в регистрационной форме (карточке или журнале). Саму форму контроля организация выбирает, исходя из своих возможностей. Это может быть и ручная сроковая картотека, но чаще всего в настоящий момент используется автоматизированная система контроля. |
19 |
 |
Внедрение автоматизации позволяет значительно сократить время контроляи повысить его эффективность. Поскольку, например, нормативы на составление традиционной регистрационной карточки (вручную) определены как 0,15 часа, а с использованием автоматизированных технологий – 0,05 часа. Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации вручную – 0,17 часа, на компьютерах – 0,05 часа. Составление справки о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает от 0,26 часа (на 10 документов) до 8 часов (свыше 100 документов). В автоматизированной технологии независимо от количества документов эта норма не превышает 0,05 часа. |
«Контроль исполнения документов» |
http://900igr.net/prezentacija/informatika/kontrol-ispolnenija-dokumentov-206555.html