Хранение информации
<<  Хранение информации на компьютере Технология хранения, поиска и сортировки информации в базах данных  >>
Организация оперативного хранения документов
Организация оперативного хранения документов
Номенклатура дел и порядок работы с ней
Номенклатура дел и порядок работы с ней
Номенклатура дел — это многоцелевой документ: организатор документов,
Номенклатура дел — это многоцелевой документ: организатор документов,
Назначение номенклатуры дел: распределение исполненных документов в
Назначение номенклатуры дел: распределение исполненных документов в
Кроме того, номенклатура дел: служит основой для составления описей
Кроме того, номенклатура дел: служит основой для составления описей
Виды номенклатур дел
Виды номенклатур дел
Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает
Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает
Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит
Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит
Номенклатура дел структурного подразделения: составляется работниками
Номенклатура дел структурного подразделения: составляется работниками
Все структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел
Все структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел
согласовывается с ЦЭК (ЭК) (экспертной комиссией) организации;
согласовывается с ЦЭК (ЭК) (экспертной комиссией) организации;
Составление и оформление номенклатуры дел
Составление и оформление номенклатуры дел
Кроме текущего дело­производства, необходимо изучить документацию
Кроме текущего дело­производства, необходимо изучить документацию
Первым разделом указывают службу ДОУ, потому что именно в этом
Первым разделом указывают службу ДОУ, потому что именно в этом
Если в организации нет структурных подразделений, то разделами
Если в организации нет структурных подразделений, то разделами
Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и
Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и
В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со
В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется
По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется
Формирование дел
Формирование дел
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
Формирование дела начинается с начала года
Формирование дела начинается с начала года
В середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре
В середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре
Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного
Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного
В дальнейшем формирование дел состоит из распределения и группировки
В дальнейшем формирование дел состоит из распределения и группировки
Признаки группировки документов дела: номинальный — указывает на вид
Признаки группировки документов дела: номинальный — указывает на вид
предметно-вопросный (основной), отвечающий на вопрос «о чем документы
предметно-вопросный (основной), отвечающий на вопрос «о чем документы
хронологический — содержит указание о том, за какой период
хронологический — содержит указание о том, за какой период
Для дел, содержащих особо ценные документы, а также для личных дел
Для дел, содержащих особо ценные документы, а также для личных дел
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в
2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в
4. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в
4. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в
5. В делах не допускается разобщение запросов и ответов, подшивка
5. В делах не допускается разобщение запросов и ответов, подшивка
6. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см
6. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см
7. Небольшие приложения, независимо от даты их утверждения или
7. Небольшие приложения, независимо от даты их утверждения или
8. Размещение документов внутри дел производится в хронологической
8. Размещение документов внутри дел производится в хронологической
Организация оперативного хранения дел
Организация оперативного хранения дел
Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях
Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях
Документы должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах
Документы должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах
Если необходимо документ, уже включенный в дело, изъять для временных
Если необходимо документ, уже включенный в дело, изъять для временных
Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, где
Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, где
После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам
После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам
Перечни документов с указанием сроков хранения
Перечни документов с указанием сроков хранения
Есть комплексы документов, которые необходимо хранить во всех
Есть комплексы документов, которые необходимо хранить во всех
Следует помнить, что существует «запретная зона», которой является
Следует помнить, что существует «запретная зона», которой является
Временные сроки хранения применяются всеми организациями
Временные сроки хранения применяются всеми организациями
Вопросы
Вопросы

Презентация: «Организация оперативного хранения документов». Автор: . Файл: «Организация оперативного хранения документов.ppt». Размер zip-архива: 210 КБ.

Организация оперативного хранения документов

содержание презентации «Организация оперативного хранения документов.ppt»
СлайдТекст
1 Организация оперативного хранения документов

Организация оперативного хранения документов

2 Номенклатура дел и порядок работы с ней

Номенклатура дел и порядок работы с ней

Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

3 Номенклатура дел — это многоцелевой документ: организатор документов,

Номенклатура дел — это многоцелевой документ: организатор документов,

классификатор документов, справочник по документам.

4 Назначение номенклатуры дел: распределение исполненных документов в

Назначение номенклатуры дел: распределение исполненных документов в

дела; систематизация и учет дел; закрепление индексов дел; установление сроков хранения дел.

5 Кроме того, номенклатура дел: служит основой для составления описей

Кроме того, номенклатура дел: служит основой для составления описей

дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения; является основой для составления актов на уничтожение дел; может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

6 Виды номенклатур дел

Виды номенклатур дел

7 Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает

проводиться в организации в последнем квартале так, чтобы она была завершена в декабре и с января следующего года номенклатуру можно было ввести в действие.

8 Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит

Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит

из номенклатур дел структурных подразделений. Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел.

9 Номенклатура дел структурного подразделения: составляется работниками

Номенклатура дел структурного подразделения: составляется работниками

этого подразделения; согласовывается со службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и с архивом или лицом, ответственным за архив организации; подписывается руководителем этого структурного подразделения; направляется в службу ДОУ.

10 Все структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел

Все структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел

Объединяет эти номенклатуры дел в сводную номенклатуру служба ДОУ. Сводная номенклатура дел: подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления; визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив;

11 согласовывается с ЦЭК (ЭК) (экспертной комиссией) организации;

согласовывается с ЦЭК (ЭК) (экспертной комиссией) организации;

направляется на согласование с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) соответствующего архивного учреждения (если документы поступают на хранение в государственные архивы); утверждается руководителем организации.

12 Составление и оформление номенклатуры дел

Составление и оформление номенклатуры дел

Для разработки индивидуальной номенклатуры дел необходимо очень внимательно изучить и проанализировать документы организации для определения круга вопросов, возникающих в процессе деятельности.

13 Кроме текущего дело­производства, необходимо изучить документацию

Кроме текущего дело­производства, необходимо изучить документацию

прошлых лет. В номенклатуру дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации, поступившие в нее из других организаций;

14 Первым разделом указывают службу ДОУ, потому что именно в этом

Первым разделом указывают службу ДОУ, потому что именно в этом

подразделении оформляется наиболее важная организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом (устав, положения, приказы, постановления, протоколы, справочно-информационные документы и др.). Например: 01 — служба ДОУ, 02 — финансовый отдел, 03 — плановый отдел, 04 — служба персонала и т. д.

15 Если в организации нет структурных подразделений, то разделами

Если в организации нет структурных подразделений, то разделами

номенклатуры дел могут быть направления деятельности организации. Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть такие разделы: 01 — дирекция, 02 — учебная работа, 03 — учебно-воспитательная работа, 04 — производственная практика, 05 — физическое воспитание и т. д.

16 Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и

Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и

специалистов. Например: 01 — генеральный директор, 02 — заместитель генерального директора, 03 — коммерческий директор и т. д. Составляется номенклатура дел на общем бланке организации

17 В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со

В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со

степенью важности документов и их взаимосвязью. Сначала систематизируют документы вышестоящих организаций. Затем дела с распорядительными документами своего руководства, коллегиального органа и т. д. В последнюю очередь — справочно-иформационные документы (переписка, докладные записки, справки и т. д.). В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2-3 свободных (резервных) номера для заведения ранее не предусмотренных дел.

18 По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется

итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного (отдельно) сроков хранения.

19 Формирование дел

Формирование дел

Формированием дел называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Каждое структурное подразделение формирует исполненные документы в дела по профилю своего отдела.

20 Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел; расположение документов внутри дела в определенной последовательности; оформление обложки дела.

21 Формирование дела начинается с начала года

Формирование дела начинается с начала года

На каждое названное в номенклатуре дело заводится папка-скоросшиватель либо папка-регистратор. При заведении каждое дело должно быть надлежащим образом оформлено. На обложке дела в верхней части указывается: наименование организации, над ним (если оно есть) — наименование вышестоящей организации, под наименованием организации — наименование структурного подразделения.

22 В середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре

В середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре

Например: «Дело № 01-91». Затем из номенклатуры дел точно переносится заголовок. Дата, указанная на обложке, означает дату заведения дела, тома, части. Внизу обложки указывается срок хранения (из 4 графы номенклатуры дел).

23 Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного

Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного

года, могут позднее дополняться и уточняться. Например, если сформировалось несколько томов дела, рядом с индексом дела должен быть проставлен номер тома: «Том 1», «Том 2» и т. п.

24 В дальнейшем формирование дел состоит из распределения и группировки

В дальнейшем формирование дел состоит из распределения и группировки

документов по делам, расположения документов внутри дел в определенной последовательности. По окончании календарного года обложку дела нужно дооформить: проставить количество листов дела и уточнить крайние даты томов.

25 Признаки группировки документов дела: номинальный — указывает на вид

Признаки группировки документов дела: номинальный — указывает на вид

документов, подшиваемых в дело. Например: «Приказы директора по основной деятельности фирмы»; авторский — в заголовках к распорядительным документам, протоколам, отчетам, планам после указания вида документов указывают автора. Например: «Приказ директора»; «переписка отдела сбыта»;

26 предметно-вопросный (основной), отвечающий на вопрос «о чем документы

предметно-вопросный (основной), отвечающий на вопрос «о чем документы

». Следует помнить, что в дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу. Например: «Переписка с фирмой "Север" о поставке комплектов вычислительной техники»; корреспондентский — определяется по реквизиту «Адресат» или по названию корреспондентов организаций, от которых будут получены документы. Этот признак используется при составлении заголовков к делам с перепиской. Например: «Переписка с фирмой "Заря" о поставке строительных материалов»;

27 хронологический — содержит указание о том, за какой период

хронологический — содержит указание о том, за какой период

сгруппированы документы в деле. В дело подшивают документы одного делопроизводственного года, кроме дел «переходящих», то есть таких, в которых подшивают документы за несколько лет. Например: «Личное дело» (его закрывают после увольнения лица, на которое оно заведено); географический, при котором в дело группируют документы нескольких организаций, объединенных признаком территориальности (региона). Например: «Переписка с фирмами о. Сахалин о поставке рыбной продукции за 1999 г.».

28 Для дел, содержащих особо ценные документы, а также для личных дел

Для дел, содержащих особо ценные документы, а также для личных дел

составляют внутреннюю опись, в которую включают каждый подшиваемый документ. Опись помещается в начале дела.

29 При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1. В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют: переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации

30 2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в

2. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в

дела раздельно, чтобы не усложнять отбор документов на дальнейшее хранение. 3. В дело включается один подлинный экземпляр исполненного документа или заверенная копия. Не допускается включение в дело черновиков, проектов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату. Исключение составляют копии, которые имеют резолюции, пометки, являющиеся дополнением к основному документу.

31 4. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в

4. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в

соответствии с требованиями основных положений ГСДОУ и государственных стандартов. Группировку документов в дела осуществляют в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

32 5. В делах не допускается разобщение запросов и ответов, подшивка

5. В делах не допускается разобщение запросов и ответов, подшивка

сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении. Переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался следом за документом-запросом.

33 6. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см

6. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см

Ограничений по минимальному объему не существует.

34 7. Небольшие приложения, независимо от даты их утверждения или

7. Небольшие приложения, независимо от даты их утверждения или

составления подшивают вместе с теми документами, к которым они относятся. Приложения больших объемов (свыше 250 листов) целесообразно группировать в отдельные тома. Датой приложения, сформированного в отдельный том, является дата регистрации основного документа. Типовая инструкция (п. 6.2.9) рекомендует даты писать следующим образом: число и год — арабскими цифрами, название месяца — буквами.

35 8. Размещение документов внутри дел производится в хронологической

8. Размещение документов внутри дел производится в хронологической

последовательности.

36 Организация оперативного хранения дел

Организация оперативного хранения дел

Во время исполнения документы должны храниться у исполнителя. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок (Типовая инструкция, п. 6.2.3) быть сданы для формирования их в дела.

37 Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях

Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях

и в службе документационного обеспечения организации до передачи в архив организации. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения могут находиться по месту их формирования до 3 лет, а затем сдаются в архив (Типовая инструкция, п. 6.3.1).

38 Документы должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах

Документы должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах

Удобно, если последовательность расположения дел на полках соответствует последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела— нужную папку с документами. Для обеспечения быстрого поиска на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел.

39 Если необходимо документ, уже включенный в дело, изъять для временных

Если необходимо документ, уже включенный в дело, изъять для временных

нужд, вместо документа ответственный за формирование и хранение дел оставляет лист-заместитель.

40 Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, где

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, где

указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, распис­ка получателя и расписка о приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на место выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы, у кого они находятся. После возврата дела карта-заместитель изымается, дело ставят на место.

41 После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам

отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Выдача дел в другие организации разрешается только руководителем организации.

42 Перечни документов с указанием сроков хранения

Перечни документов с указанием сроков хранения

Ведущая роль в установлении сроков хранения документов и оперативного избавления от «ненужных бумаг» принадлежит перечням документов с указанием сроков хранения. Перечень документов с указанием сроков хранения — систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

43 Есть комплексы документов, которые необходимо хранить во всех

Есть комплексы документов, которые необходимо хранить во всех

организациях до их ликвидации. Это приказы по основной деятельности, уставы, положения и другие учредительные документы.

44 Следует помнить, что существует «запретная зона», которой является

Следует помнить, что существует «запретная зона», которой является

1945 год. Документы, образовавшиеся до 1945 года, нельзя уничтожать без согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). Практически срок хранения этих документов — постоянно.

45 Временные сроки хранения применяются всеми организациями

Временные сроки хранения применяются всеми организациями

Изменились сроки хранения документов по личному составу. Например, ранее срок хранения личных дел рабочих и служащих был — 75 лет минус возраст, теперь — 75 лет.

46 Вопросы

Вопросы

1.Какие три вида номенклатуры существуют? 2.когда завершается подготовка номенклатуры на следующий год? 3.Кто утверждает номенклатуру? 4.Могут ли направления деятельности быть разделами номенклатуры? 5.в какой срок сдаются исполненные документы в дело? 6. Максимальное количество листов в деле?

«Организация оперативного хранения документов»
http://900igr.net/prezentacija/informatika/organizatsija-operativnogo-khranenija-dokumentov-206594.html
cсылка на страницу

Хранение информации

9 презентаций о хранении информации
Урок

Информатика

130 тем
Слайды
900igr.net > Презентации по информатике > Хранение информации > Организация оперативного хранения документов