Текст
<<  Основополагающие документы экспертизы Организация работы с документами  >>
Организация работы с документами
Организация работы с документами
Документооборот
Документооборот
Документооборот
Документооборот
Документопоток
Документопоток
Схема движения входящих документов
Схема движения входящих документов
Экспедиционная обработка корреспонденции
Экспедиционная обработка корреспонденции
Экспедиционная обработка корреспонденции
Экспедиционная обработка корреспонденции
Предварительное рассмотрение Сортировка
Предварительное рассмотрение Сортировка
Распределение
Распределение
Перераспределение
Перераспределение
Движение исходящих документов
Движение исходящих документов
Изготовление документов
Изготовление документов
Экспедиционная обработка
Экспедиционная обработка
Сортировка
Сортировка
Отправка
Отправка
Движение внутренних документов
Движение внутренних документов
Регистрация документов
Регистрация документов
Регистрация документов
Регистрация документов
Регистрация документов
Регистрация документов
Журнальная форма регистрации документов Журнал регистрации входящей
Журнальная форма регистрации документов Журнал регистрации входящей
Журнальная форма регистрации документов Журнал регистрации внутренней
Журнальная форма регистрации документов Журнал регистрации внутренней
Карточная система регистрации документов
Карточная система регистрации документов
Карточная система регистрации документов
Карточная система регистрации документов
Систематизация РКК
Систематизация РКК
Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов
Контроль исполнения документов
Этапы контроля
Этапы контроля
Ваши вопросы
Ваши вопросы

Презентация: «Организация работы с документами». Автор: . Файл: «Организация работы с документами.ppt». Размер zip-архива: 280 КБ.

Организация работы с документами

содержание презентации «Организация работы с документами.ppt»
СлайдТекст
1 Организация работы с документами

Организация работы с документами

2 Документооборот

Документооборот

Документооборот – движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

3 Документооборот

Документооборот

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются этапы: прием и первичная обработка поступающих в организацию документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрация документов; контроль за исполнением; информационно-справочная работа; исполнение документов, их составление, согласование, оформление; отправка или направление в дело.

4 Документопоток

Документопоток

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др. В каждой организации можно выделить следующие потоки документов: поток входящей документации потоки внутренней документации поток исходящей документации

5 Схема движения входящих документов

Схема движения входящих документов

I

Руководитель (директор)

II

Исполнитель (структурное подразделение)

a

Экспедиционная обработка

b

Предварительное рассмотрение, сортировка

c

Регистрация

d

Распределение (разметка)

e

Перераспределение (переметка)

1

Корреспонденция

2

Документы, регистрируемые службой ДОУ

3

Документы, нерегистрируемые службой ДОУ

6 Экспедиционная обработка корреспонденции

Экспедиционная обработка корреспонденции

Проверяется правильность доставки, целостность вложений, правильность оформления документов. Ошибочно доставленная почтовая корреспонденция возвращается почтовому отделению, о факсимильных сообщениях следует, если это возможно, сообщить отправителю. Экспедиция (секретарь) вскрывает все поступившие конверты. Исключение составляют конверты с отметкой "лично" и конверты, имеющие гриф ограничения доступа к документу в том случае, если существует специальное подразделение для обработки корреспонденции с грифом.

7 Экспедиционная обработка корреспонденции

Экспедиционная обработка корреспонденции

Конверты уничтожаются. Исключение составляют четыре случая: если дата почтового штемпеля свидетельствует о дате поступления или отправки корреспонденции (конкурсные документы, арбитражные документы, исковые заявления, судебные повестки и т.д.); если на документе вообще отсутствует дата; если адрес отправителя можно установить только с помощью конверта; если дата отправки существенно отличается от даты получения документа. На всех поступивших документах (в том числе и на факсимильных сообщениях) проставляется дата поступления (28) и, если необходимо, учетный порядковый номер. Учетный номер необходим для более точного подсчета количества поступивших документов.

8 Предварительное рассмотрение Сортировка

Предварительное рассмотрение Сортировка

Документы сортируются на две группы: документы, которые будут регистрироваться в службе ДОУ; документы, которые передаются в структурные подразделения без регистрации. В каждой организации может быть свой перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ. Обязательно регистрируются те документы, которые будут являться основанием для принятия управленческих решений.

9 Распределение

Распределение

Зарегистрированные документы распределяются на две группы: документы, которые должны быть представлены руководителю; документы, которые передаются в структурные подразделения по принадлежности. Критерии отбора документов для рассмотрения руководителем: важность содержания (с точки зрения стратегии и тактики развития бизнеса); сложность и новизна поставленных вопросов; авторство (органы государственной власти, вышестоящие организации); срок исполнения (чем меньше срок исполнения, тем быстрее документ должен быть передан в структурное подразделение). Документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, которые ему помогут принять решение (документы, на которые ссылается автор письма, переписка, которая велась ранее, аналогичные предложения и т.д.). Корреспонденция должна докладываться руководителю один раз в день в установленное им самим время. Руководитель должен рассматривать документы в день доклада или, в крайнем случае, на следующий день и возвращать их со своей резолюцией (16). Периодически (например, один раз в неделю) руководителю дается обзорная справка (в устной или письменной форме) о документах, переданных в структурные подразделения на исполнение.

10 Перераспределение

Перераспределение

На основании резолюции руководителя делается перераспределение, т.е. документы направляются в структурные подразделения на исполнение.

11 Движение исходящих документов

Движение исходящих документов

Прохождение исходящих документов включает в себя: составление проекта документа; его изготовление; согласование (визирование); подписание; утверждение (если необходимо); регистрацию; экспедиционную обработку; сортировку по способам отправки; отправку.

12 Изготовление документов

Изготовление документов

Рукопись документа должна быть оформлена в соответствии правилами составления и оформления ОРД (ГОСТ Р 6.30-97). Служба ДОУ вправе принять в работу только рукопись, написанную чернилами или пастой только черного, синего или фиолетового цвета. Ответственность за содержание и оформление документа несет исполнитель (автор текста). На подпись или утверждение документы должны быть представлены руководителю вместе с материалами, на основании которых они готовились. Исходящие документы регистрируются только после подписи должностного лица. Вся исходящая корреспонденция должна обрабатываться централизованно экспедицией (структурным подразделением, которое занимается приемом и отправкой корреспонденции). При отсутствии экспедиции обработку корреспонденции производит секретарь.

13 Экспедиционная обработка

Экспедиционная обработка

В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность оформления: наличие подписи (в том числе уровень полномочий лица, подписавшего документ); наличие печати (если она необходима); наличие даты и регистрационного номера; правильность адресации; наличие всех страниц и всех указанных приложений. Эти элементы оформления обязательны при отправке документа по почте, по факсу, с курьером. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

14 Сортировка

Сортировка

После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки: документы, отправляемые по почте; документы, отправляемые по факсу; документы, отправляемые с курьерами. При сортировке необходимо учитывать, что факсимильная связь служит только для оперативного обмена информацией. Факсимильное сообщение имеет статус незаверенной копии и юридически не является достоверным документом. Не рекомендуется отправлять по факсу многостраничные документы и поздравительные письма.

15 Отправка

Отправка

Для отправки корреспонденции по почте ее помещают в конверты. Документы, направляемые в один адрес, вкладывают вместе в один конверт. Целесообразно использовать конверты, на которые нанесен логотип фирмы и ее обратный адрес. При отправке корреспонденции в государственные инстанции листы формата А4 не складывают. Вся корреспонденция за исключением массовой поздравительной рассылки должна быть отправлена заказными письмами. При получении корреспонденции, доставленной курьером, каждая организация-получатель должна проставить на возвращаемой копии дату получения, время (если необходимо), должность, личную подпись и расшифровку подписи лица, получившего документ.

16 Движение внутренних документов

Движение внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) – входящих документов.

17 Регистрация документов

Регистрация документов

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

18 Регистрация документов

Регистрация документов

Основными целями регистрации являются справочно-информационная работа и сроковый контроль исполнения документов. Документы регистрируются однократно, т.е. один раз в одном месте. Отдельные регистрационные массивы образуют (т.е. регистрируются со своими порядковыми номерами) входящие документы, исходящие документы и каждый вид (разновидность) внутренних документов. Порядковые регистрационные номера обновляются в начале каждого года. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Приложения к документам отдельно не регистрируются.

19 Регистрация документов

Регистрация документов

Существует три вида регистрационных форм: журнал регистрации, регистрационно-контрольная карточка и компьютерные системы регистрации и контроля исполнения документов ("системы электронного документооборота").

20 Журнальная форма регистрации документов Журнал регистрации входящей

Журнальная форма регистрации документов Журнал регистрации входящей

корреспонденции

1

2

3

4

5

1

2

3

5

Журнал регистрации исходящей корреспонденции

Дата поступления и регистрационный номер

Корреспондент, дата и номер документа

Краткое содержание

Распределение и перераспределение

Ход исполнения, отметка о хранении

Дата и регистрационный номер

Корреспондент

Краткое содержание

Отметка о хранении

21 Журнальная форма регистрации документов Журнал регистрации внутренней

Журнальная форма регистрации документов Журнал регистрации внутренней

корреспонденции

1

2

3

4

5

Дата и регистрационный номер

Краткое содержание

Исполнители

Срок исполнения

Ход исполнения, отметка о хранении

22 Карточная система регистрации документов

Карточная система регистрации документов

В поля карточки заносят следующую информацию. 1. Корреспондент. Для входящих документов в этой позиции указывают реквизит 06 поступившего документа, для исходящих – сведения переносятся из реквизита 14. Достаточно указать только наименование организации. Для внутренних – указывают вид документа (08). 2. Дата поступления и регистрационный номер. Заполняется только при регистрации входящих документов. 3. Дата и номер документа. Сведения переносятся из бланка (09.10 реквизиты). 4. Краткое содержание – заголовок документа (17); Если необходимо, сведения можно дополнить (например, уточнить содержание, отметить наличие приложений и т.д.). 5. При регистрации входящих документов - результат распределения (например: 30.09.99 директору) и перераспределения, т.е. резолюция руководителя (16). Записи датируются. При регистрации внутренних документов указывают фамилии тех должностных лиц, кому даны поручения. 6. Срок исполнения на основании резолюции, анализа содержания (для входящих документов) или текста (для внутренних документов). 7. Информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения соответствуют реквизиту 27

23 Карточная система регистрации документов

Карточная система регистрации документов

Фонд №, Опись №, Дело №– позиции для фиксации отметок о хранении исполненного документа.

24 Систематизация РКК

Систематизация РКК

Массив регистрационно-контрольных карточек образует справочно-контрольную картотеку. Карточки в картотеке должны быть расставлены в определенном порядке, т.е. систематизированы в соответствии с выбранными признаками систематизации. Признаки систематизации) РКК: алфавитный; географический (региональный); корреспондентский; номинальный (по видам и разновидностям документов); предметно-вопросный (по заголовку, содержанию); структурный (по структуре организации, по отделам); хронологический (по дате) и т.д.

25 Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов

Контроль – неотъемлемая (основная) функция управления и необходимый элемент управленческой деятельности. Цель контроля – своевременное и качественное исполнение каждого поручения. В контрольной деятельности различают две группы операций: контроль исполнения по существу поставленных задач; сроковый контроль.

26 Контроль исполнения документов

Контроль исполнения документов

При журнальной форме регистрации предполагается ежедневная выборка и повторная фиксация журнальных записей. При использовании РКК необходимо выбрать карточки с отметкой К или КОНТРОЛЬ и расставить их в отдельной рубрике в порядке прямой хронологии (… 01.09.99, 02.09.99…) по срокам исполнения. Компьютерные программы регистрации и контроля исполнения документов должны делать выборку по срокам исполнения автоматически.

27 Этапы контроля

Этапы контроля

Постановка документа на контроль. Основанием для этого может являться: резолюция руководителя (16); анализ содержания текста (19). Документ ставится на контроль в том случае, если в тексте указаны или предполагаются конкретные сроки исполнения. Систематизация регистрационных форм по срокам исполнения. Напоминание исполнителю о сроках исполнения Сообщение руководителю (контролеру) о сроках исполнения поручения (за один день до истечения срока исполнения, в день исполнения). Снятие документа с контроля или перенесение контрольных сроков. Составление периодической справки или сводки об исполнительской дисциплине.

28 Ваши вопросы

Ваши вопросы

???

«Организация работы с документами»
http://900igr.net/prezentacija/informatika/organizatsija-raboty-s-dokumentami-92271.html
cсылка на страницу
Урок

Информатика

130 тем
Слайды
900igr.net > Презентации по информатике > Текст > Организация работы с документами