Письмо
<<  Солдатские письма Читаем свои письма  >>
Служебные письма
Служебные письма
Содержанию и назначение писем
Содержанию и назначение писем
Правила оформления служебных писем
Правила оформления служебных писем
Правила оформления служебных писем
Правила оформления служебных писем
Адресат письма
Адресат письма
Оформление названия документа
Оформление названия документа
Оформление текста письма
Оформление текста письма
Концовка письма
Концовка письма
Служебные письма
Служебные письма
Факс - копия переданного документа
Факс - копия переданного документа
Оформление факса
Оформление факса
Служебные письма
Служебные письма

Презентация на тему: «Служебные письма». Автор: 1. Файл: «Служебные письма.ppt». Размер zip-архива: 47 КБ.

Служебные письма

содержание презентации «Служебные письма.ppt»
СлайдТекст
1 Служебные письма

Служебные письма

Служебные письма - самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.

2 Содержанию и назначение писем

Содержанию и назначение писем

Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения. Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг. В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д. Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги. В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.

3 Правила оформления служебных писем

Правила оформления служебных писем

1. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия. 2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты: адресат дата индекс документа ссылка на индекс и дату документа-запроса(письмо-ответ) заголовок к тексту текст возможно отметка о наличии приложения подпись фамилия и телефон исполнителя

4 Правила оформления служебных писем

Правила оформления служебных писем

3. Письмо составляется только по одному вопросу. Например, просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме – затруднена. 4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц). 5. Письма оформляют в двух экземплярах. Оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

5 Адресат письма

Адресат письма

АО "Глория" Отдел сбыта АО "Глория" Начальнику отдела сбыта О.И.Бендеру АО "Глория" Начальнику отдела сбыта О.И.Бендеру 123100 Москва Краснопресненская, 12

6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его стуктурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном: После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

6 Оформление названия документа

Оформление названия документа

8. В письмах и факсах название вида документа не указывается. В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата, Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: "Об изменении ...", "О создании ...", "О проведении ..." и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять.

7 Оформление текста письма

Оформление текста письма

9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную: - в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы; - в основной части формулируется основная цель письма.

водная часть: "В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов "Малыш" 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия .... была установлена недостача ..... штук насосов на сумму.... (коммерческий акт от 26.01.999 N245...) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками. основная часть: "На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет."

8 Концовка письма

Концовка письма

10. Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи. 11. Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.

9 Служебные письма
10 Факс - копия переданного документа

Факс - копия переданного документа

По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложений к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Факсы являются разновидностью деловой переписки между деловыми партнерами и организациями.

Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефоным каналам связи.

11 Оформление факса

Оформление факса

Если полученные факсы содержат важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходими скопировать: факсовая бумага многих факсимльных аппаратов недолговечна.

в реквизите Адресат вместо почтового адреса указывается код города и номер факса получателя. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс) являются: - код отправителя - дата и время передачи, а также ее длительность - номер телефакса, с которого передана информаия - количество переданных страниц

12 Служебные письма
«Служебные письма»
http://900igr.net/prezentacija/literatura/sluzhebnye-pisma-107333.html
cсылка на страницу
Урок

Литература

183 темы
Слайды