Деловое общение
<<  Деловая переписка Деловая переписка  >>
Электронная деловая переписка
Электронная деловая переписка
Использование адресов
Использование адресов
Получение писем
Получение писем
Получение писем
Получение писем
Получение писем
Получение писем
Получение писем
Получение писем
Получение писем
Получение писем
Поле «Кому»
Поле «Кому»
Поле «Копия»
Поле «Копия»
Поле «Скрытая копия»
Поле «Скрытая копия»
Функция «Ответить всем»
Функция «Ответить всем»
Поле «Тема»
Поле «Тема»
Написание ответа
Написание ответа
Написание ответа
Написание ответа
Написание ответа
Написание ответа
Написание ответа
Написание ответа
Написание ответа
Написание ответа
Написание ответа
Написание ответа
Электронная подпись
Электронная подпись
Вложения
Вложения
Вложения
Вложения
Вложения
Вложения
Вложения
Вложения
Ссылки на ресурс
Ссылки на ресурс
Emoticons
Emoticons
Smileys (смайлики)
Smileys (смайлики)
Акронимы (Acronyms)
Акронимы (Acronyms)
Особенности сленга электронных сообщений
Особенности сленга электронных сообщений
Этикет электронной переписки
Этикет электронной переписки
Этикет электронной переписки
Этикет электронной переписки

Презентация: «Электронная деловая переписка». Автор: User. Файл: «Электронная деловая переписка.ppt». Размер zip-архива: 966 КБ.

Электронная деловая переписка

содержание презентации «Электронная деловая переписка.ppt»
СлайдТекст
1 Электронная деловая переписка

Электронная деловая переписка

2 Использование адресов

Использование адресов

Если это возможно, ваш адрес электронной почты должен содержать первые буквы ФИО или ИМЯ или ФАМИЛИЯ и ИМЯ, разделенные символом подчеркивания или точкой.

3 Получение писем

Получение писем

Проверяйте почту хотя бы 2 раза в день – с утра и после обеда. Если вы долго отсутствуете на месте, используйте клиент автоматического ответа, чтобы люди знали и не ждали от Вас немедленного ответа.

4 Получение писем

Получение писем

Полученные письма надо читать. Разумеется, спам здесь не рассматривается;

5 Получение писем

Получение писем

Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 (а лучше 2 – 3) минуты. Они будут сопровождаться открытием отдельного окна, а также звуковым сигналом.

6 Получение писем

Получение писем

Если Вы очень заняты и Вам пришло письмо, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами – это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать

7 Получение писем

Получение писем

Самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты – сразу отвечать на письма.

8 Поле «Кому»

Поле «Кому»

Если в полученном письме в поле «Кому» более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле «Кому» более двух адресатов: на письмо отправленное всем, Вы рискуете не получить ответа ни от кого.

9 Поле «Копия»

Поле «Копия»

Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».

10 Поле «Скрытая копия»

Поле «Скрытая копия»

О факте отправки письма человеку, указанному в поле «Скрытая копия» не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, чтобы Вашу адресную книгу не знали все получатели.

11 Функция «Ответить всем»

Функция «Ответить всем»

При ответах не забывайте о кнопке «Ответить всем» – это сохранит в копиях получателей начального письма и Ваш ответ не пройдет мимо них.

12 Поле «Тема»

Поле «Тема»

Не стоит оставлять это поле пустым. Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в Вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской.

13 Написание ответа

Написание ответа

Начните с приветствия, это вежливо. Говорите с человеком на одном языке.

14 Написание ответа

Написание ответа

Не используйте транслит, кроме случаев отправления писем с мобильных устройств. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, прилагайте текст ответа в приложении.

15 Написание ответа

Написание ответа

Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным.

Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте.

16 Написание ответа

Написание ответа

ОБЯЗАТЕЛЬНО ПЕРЕЧИТАЙТЕ письмо, прежде чем нажать кнопку отправить. Проблемы в орфографии, грамматике, ошибки и упущения, использование неправильных слов являются очень распространенным явлением. Ваши друзья могут не обратить внимание, но ваши деловые партнеры заметят.

17 Написание ответа

Написание ответа

Цитируйте текст оригинального письма. При полном цитировании пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце! Если Ваши ответы по пунктам, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу. Обратите внимание: в большинстве почтовых программ цитируемый фрагмент выделяется знаком "больше" (>).

18 Написание ответа

Написание ответа

Заказчики и другие деловые партнеры ценят личный контакт. Если Вы обрабатываете большой объём почты, то советую включить функцию "Автоподпись"

19 Электронная подпись

Электронная подпись

Включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ Основные правила составления электронной подписи: Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк. Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

20 Вложения

Вложения

Не вкладывайте в письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR – многие почтовые клиенты или сервера намертво блокируют такие вложения, и адресат их никогда не прочтет. Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте.

21 Вложения

Вложения

Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2-3 мегабайт. Если Вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у адресанта, пройдет ли такой файл через его сервер.

Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервер или через веб-интерфейс.

22 Вложения

Вложения

Воздержитесь от вложений сомнительного содержания: во-первых, Ваш корреспондент может не разделять ваших вкусов, а во-вторых, Вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где применяется перлюстрация почты.

23 Вложения

Вложения

Не открывайте вложения от того, кого вы не знаете, если Вас не уведомили о каких либо вложениях. При отправке вложений сообщите, что вложение содержит. Если вы отправляете что-то в Adobe Acrobat формате, не надейтесь, что получатель имеет программное обеспечение для просмотра вложений.

24 Ссылки на ресурс

Ссылки на ресурс

К ссылкам тоже можно добавить описание (что это за ресурс и что там интересного).

Если в письме упоминаете какие-то ресурсы, то ссылки на них лучше указать не в теме письма, а непосредственно в тексте. В этом случае можно перейти по ссылке в браузере, клацнув по ней.

25 Emoticons

Emoticons

Речь идет об использовании схематического изображения человеческого лица для передачи эмоций в электронных текстах. Они призваны оживить сухой и краткий язык E-mail. Сюда входят Smileys (улыбки, смешинки) и Acronyms (слова, сформированные из первых букв словосочетания).

26 Smileys (смайлики)

Smileys (смайлики)

:-) Улыбающийся :-))) смеющийся :-D радостно смеющийся :-| задумчивый, нейтральный :-( грустный :-/ недовольный или озадаченный :-0 удивлённый (рот открыт)

27 Акронимы (Acronyms)

Акронимы (Acronyms)

• ASAP (As soon as possible) – как можно скорее; • MSG (Message) – послание; • JIC (Just in case) – при случае; • CUL (See you later) – встретимся позднее; • FAQ (Frequently asked question) – часто задаваемый вопрос; • IMHO (In my humble opinion) – по моему скромному мнению; • BTW (By the way) – между прочим; • <g> (Grin) – усмешка. Ухмылка; • BRB (Be right back) – немедленно возвращайся; • GTG (Got to go) – готов идти; • LOL (Laugh out loud) – заслуживает громкого смеха; • WTG (Way to go) – куда идти, направление; • OIC (Oh, l see) – мне все понятно; • TTUL (Talk to you later) – поговорю с тобой позднее.

28 Особенности сленга электронных сообщений

Особенности сленга электронных сообщений

Аккаунт – Это ваша страничка или ваш пользователь (на форуме). Бан, забанен (от англ. ban – запрет) – Ограничение вас в действиях. Гостевая книга, гостевуха, гостьбука – раздел сайта, где его посетители могут оставлять различные сообщения на любую тематику для админа ресурса. IMHO (англ. In My Humble Opinion), ИМХО, имхо – употребляется для подчёркивания того, что высказанное – это личная точка зрения на предмет разговора. Камент, коммент (англ. comment) – комментарий. Тролль, троллинг – пользователь, который любит провоцировать других пользователей на спор или ругань.

29 Этикет электронной переписки

Этикет электронной переписки

Никогда не используйте в электронном письме ПРОПИСНЫХ БУКВ. Никогда не выделяйте в письме какую-то мысль другим цветом, в особенности красным жирным шрифтом. Если вы отвечаете на письмо, в котором был вложенный файл, адресованный вам ранее, удалите этот файл.

30 Этикет электронной переписки

Этикет электронной переписки

Время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.

«Электронная деловая переписка»
http://900igr.net/prezentacija/psikhologija/elektronnaja-delovaja-perepiska-119289.html
cсылка на страницу
Урок

Психология

42 темы
Слайды
900igr.net > Презентации по психологии > Деловое общение > Электронная деловая переписка