Деловое общение
<<  Этикет проведения деловых приемов и торжественных событий Аспекты физкультурно-оздоровительной работы с детьми дошкольного возраста  >>
Тема № 4. Технологии различных форм делового общения
Тема № 4. Технологии различных форм делового общения
Человек вступает в общение в соответствие с отведенной ему ролью
Человек вступает в общение в соответствие с отведенной ему ролью
Вопрос 1 Деловая беседа, ее виды и организация
Вопрос 1 Деловая беседа, ее виды и организация
Понятие беседы как формы общения
Понятие беседы как формы общения
Интерес - это отношение (осознанное и заинтересованное) субъекта к
Интерес - это отношение (осознанное и заинтересованное) субъекта к
Определи круг интересов
Определи круг интересов
3. После установления нужного типа контакта можно перейти к постановке
3. После установления нужного типа контакта можно перейти к постановке
Выявление критериев
Выявление критериев
Правила ведения беседы
Правила ведения беседы
Не делайте вывод о намерениях собеседника, исходя из собственных
Не делайте вывод о намерениях собеседника, исходя из собственных
Трактовка поведения собеседника в ходе беседы
Трактовка поведения собеседника в ходе беседы
Трактовка взгляда собеседника в ходе беседы
Трактовка взгляда собеседника в ходе беседы
Этапы подготовки к собеседованию и его ведению
Этапы подготовки к собеседованию и его ведению
Резюме
Резюме
Вопрос 2 Переговоры, формы и подготовка проведения
Вопрос 2 Переговоры, формы и подготовка проведения
Общение при проведении переговоров
Общение при проведении переговоров
Недостатки в стратегии при проведении переговоров
Недостатки в стратегии при проведении переговоров
1. Воспринимать друг друга вне контекста «друзья-противники»
1. Воспринимать друг друга вне контекста «друзья-противники»
Вопрос 3 Деловое совещание как форма делового общения
Вопрос 3 Деловое совещание как форма делового общения
Общение в ходе проведения совещания
Общение в ходе проведения совещания
«Разрушители» слова не могут произнести, чтобы не погубить чью-то идею
«Разрушители» слова не могут произнести, чтобы не погубить чью-то идею
Рекомендации по контролю дискуссии
Рекомендации по контролю дискуссии
Резкое понижение организованности поведения проявляется в утрате ранее
Резкое понижение организованности поведения проявляется в утрате ранее

Презентация: «Технологии различных форм делового общения». Автор: Зеленков. Файл: «Технологии различных форм делового общения.ppt». Размер zip-архива: 1170 КБ.

Технологии различных форм делового общения

содержание презентации «Технологии различных форм делового общения.ppt»
СлайдТекст
1 Тема № 4. Технологии различных форм делового общения

Тема № 4. Технологии различных форм делового общения

Учебные вопросы: 1. Деловая беседа, ее виды и организация. 2. Переговоры, формы и подготовка проведения. 3. Деловое совещание как форма делового общения.

2 Человек вступает в общение в соответствие с отведенной ему ролью

Человек вступает в общение в соответствие с отведенной ему ролью

Роль – нормативно одобряемый образец поведения, ожидаемый окружающими от каждого, кто занимает данную социальную позицию

Начальник и подчиненный

Супруг

Друг, коллега

Родитель

Необходимое условие успешности общения – соответствие реального поведения взаимодействующих людей ожидаемому

2

3 Вопрос 1 Деловая беседа, ее виды и организация

Вопрос 1 Деловая беседа, ее виды и организация

4 Понятие беседы как формы общения

Понятие беседы как формы общения

Беседа — это направляемое участниками, неформальное, неподготовленное взаимодействие, являющееся последовательным взаимообменом мыслями и чувствами между двумя или более людьми

Беседы бывают

Деловое обсуждение проблем — дискуссия участников и решение конкретных проблем или планирование возможных направлений действий

Непринужденные беседы — обсуждение тем, которые возникают спонтанно

Приветствие и небольшое вступление

Тема предлагается, одобряется или отклоняется. В случае принятия она будет обсуждаться до тех пор, пока кто-то не предложит иную тему, которую начнут обсуждать. Этот процесс смены тем происходит на протяжении всей беседы.

Представление темы и обоснование необходимости обсуждения

Обмен информацией и ее обработка

Подведение итогов и определение следующих шагов

Официальное завершение обсуждения

Структура

Структура

3

5 Интерес - это отношение (осознанное и заинтересованное) субъекта к

Интерес - это отношение (осознанное и заинтересованное) субъекта к

объекту, который является средством удовлетворения той или иной потребности индивида или социальной общности

Классификация сфер интересов собеседника

Обычно 2-3 темы из этих 6 у человека излюбленные – обсуждать их он будет с огромным удовольствием. Остальные ему не интересны и вызывают у него смертельную скуку, - «ну зачем об этом? это же не важно!»

4

6 Определи круг интересов

Определи круг интересов

Чтобы проверить себя, насколько хорошо вы ориентируетесь в этой «типологии интересов», попробуйте ответить на вопросы следующего теста. Прочитайте высказывания 6 разных людей, о своем отпуске. Основываясь на них, определите тип интересов каждого человека.

«…Да разве это отдых. Всего 12 дней. И то: 36 часов дорога туда, и столько же обратно. Единственная радость – море в 5 минутах…»

1 чел.

«…В комнате было все что нужно: душ, телевизор, холодильник, чайник…»

2 чел.

«…Познакомилась я там с Ириной Васильевной. Удивительнейший человек! У нее много детей. Младшая – Анютой зовут…».

3 чел.

«…Отдыхала я в Новом Свете, это южное побережье Крыма, в 10 км западнее Судака. Жили, кстати, метрах в 200 от моря…»

4чел.

«…Как только приехали на вокзал, нас сразу повезли в санаторий, там накормили, после этого расселили по номерам…»

5 чел.

«…Здоровье подправила, и это самое важное. Врачи в санатории хорошие были. Так, что если хотите подлечиться – то это лучший вариант…»

6 чел.

5

7 3. После установления нужного типа контакта можно перейти к постановке

3. После установления нужного типа контакта можно перейти к постановке

проблемы цель беседы может быть поставлена в виде общей проблемы и в виде оформленной задачи

1. Установление места и времени будущей встречи напрямую зависит от уровня социальных взаимоотношений с партнером по общению

4.Изложение собеседниками своих точек зрения на решение проблемы и оценка приемлемости различных решений вначале желательно не торопиться с определением, кто из партнеров более подвержен внушению

Структура беседы

2. Выбор способа вступления в контакт необходимо учитывать решающее значение неречевых компонентов общения, речь при этом выполняет вспомогательную роль, интонации важнее содержания

5. Итоги беседы подводятся в четких формулировках беседу не следует резко обрывать, даже если кажется, что цель достигнута

«От плохого начала и конец бывает плохим» (еврипид )

6

8 Выявление критериев

Выявление критериев

Настаивайте на том, чтобы результат основывался на каких-то объективных нормах.

Рациональность. Ведите себя сдержанно, если даже партнёр проявляет эмоции. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на процессе принятия решений.

Достоверность. Не давайте ложной информации, даже если это делает Ваш собеседник. Такое поведение ослабляет силу аргументации, а также затрудняет взаимодействие в дальнейшем.

Принципы ведения беседы

Понимание. Постарайтесь понять собеседника. Невнимание к его точке зрения ограничивает возможность выработки взаимоприемлемых решений.

Приоритет интересов, а не позиций. Цель беседы состоит не в отстаивании высказанных позиций, а в удовлетворении реальных интересов. Принятая собеседником позиция часто скрывает то, чего он в действительности хочет, и мешает достижению цели разговора.

Разграничение между собеседником и предметом разговора. Если не прямо, то косвенно Вы с партнёром должны прийти к пониманию того, что надо разбираться с проблемой, а не друг с другом.

Выделение круга возможностей. Успеху беседы часто мешают дефицит времени и стремление отыскать единственно правильное решение. Поэтому важно найти время для обдумывания возможных вариантов решения, которые учитывали бы общие интересы.

Отказ от поучительного тона. Не старайтесь поучать партнёра. Будьте открыты для его аргументов и постарайтесь убедить его.

Общение. Если даже человек Вас не слушает, привлеките его внимание, это улучшит отношения.

7

9 Правила ведения беседы

Правила ведения беседы

Принцип сотрудничества в ходе беседы

Принцип сотрудничества состоит в том, что беседы будут протекать удачно, когда вклад участников разговора будет соответствовать его цели.

Правила — неписаные законы, которые определяют, какое поведение обязательно, предпочтительно или запрещено в определенном контексте

Правило количества требование сообщать такое количество информации, которое достаточно или необходимо - не слишком много и не слишком мало

Правило нравственности требование говорить соответственно этическим нормам

Правило вежливости требование быть вежливым с любым участником беседы

Правило хороших манер требование быть точными и организованными, когда мы излагаем наши мысли

Правило уместности требование сообщать информацию, которая связана с обсуждаемой темой

Правило качества требование сообщать достоверную информацию

8

10 Не делайте вывод о намерениях собеседника, исходя из собственных

Не делайте вывод о намерениях собеседника, исходя из собственных

опасений. Не принимайте свои страхи за его планы.

Каждый собеседник преследует двойной интерес: относительно существа дела и своих отношений с партнёром. Беседа, как правило, ведётся в контексте имеющих продолжение отношений, поэтому каждый этап разговора должен способствовать развитию будущих отношений, а не мешать им.

Ваша проблема - не вина партнёра. Обвинять его - самый лёгкий метод, особенно в том случае, когда Вы чувствуете, что он действительно ответственен за что-то. Даже если Ваши обвинения справедливы, они обычно не продуктивны. Ваше наступление вынуждает оппонента занимать оборонительную позицию и не соглашаться с тем, что вы сообщаете.

Отношения обычно увязываются с проблемой. Главное следствие «человеческого фактора» в беседе состоит в том, что возникает тенденция связывать отношения между партнёрами с дискуссией по существу дела.

Внимательно слушайте и демонстрируйте, что вы услышали сказанное. Переспрашивайте («Правильно ли я понял, вы говорите, что...»), проговаривайте своё понимание того, что имел ввиду партнёр («Ваши доводы я понял так...»)

Говорите об интересах. Собеседник может не знать, каковы ваши интересы, а вы можете не догадываться о его. Признайте интересы партнёра частью проблемы. Покажите, что вы поняли их.

Говорите о себе, а не о нём. Гораздо лучше сказать: «Я чувствую себя обманутым» вместо: «Вы нарушили своё слово».

Смотрите вперёд, а не назад. Вы быстрее добьетесь цели, если будете говорить о том, чего хотите достичь, а не о том, что у вас было.

Рекомендации по ведению беседы

9

11 Трактовка поведения собеседника в ходе беседы

Трактовка поведения собеседника в ходе беседы

Поведение

Трактовка

Ваши действия

Руки сцеплены на груди

Оборонительная позиция

Беседу не завершать

Лёгкое постукивание пальцами по какому-либо предмету

Нетерпение

Беседу следует закончить

Молитвенно сложенные ладони, пальцы слегка расставлены

Чувство превосходства: собеседник считает, что он хитрее

Удостовериться, что нет подвоха, беседу следует прекратить

Собеседник потирает глаза

Недоверие

Подумать

Собеседник грызёт ногти

Неуверенность, страх

Убедить принять Ваши условия

Лёгкий наклон головой вбок

Спокойствие, удовлетворение

Беседу можно заканчивать

10

12 Трактовка взгляда собеседника в ходе беседы

Трактовка взгляда собеседника в ходе беседы

Взгляд и сопутствующие движения

Трактовка

Ваши действия

Подъём головы и взгляда вверх или наклон головы с сосредоточенным выражением лица и глаз

Подождите минуту, подумаю

Контакт прервать

Движение головой и насупленные брови

Не понял, повторите

Усиление контакта

Улыбка, лёгкий наклон головы

Понимаю, мне нечего добавить

Поддержание контакта

Ритмичное кивание головой

Ясно, понял что Вам нужно

Поддержание контакта

Долгий неподвижный взгляд в глаза собеседнику

Хочу подчинить Вас себе

Действовать по обстановке

Взгляд в сторону

Пренебрежение

Уход от контакта

Взгляд вниз

Страх и желание уйти

Уход от контакта

11

13 Этапы подготовки к собеседованию и его ведению

Этапы подготовки к собеседованию и его ведению

Ваша цель - произвести впечатление на интервьюера своими вопросами и качеством предварительной подготовки

Сбор информации о компании, в которой Вы будете проходить собеседование

Поведение после собеседования

Подготовка вопросов, которые Вы можете задать на собеседовании

Соблюдение важных аспектов в ходе подготовки

Уяснение рекомендаций, касающихся поведения и стиля общения в процессе интервью

Подготовка ответов на вопросы, которые Вам могут задать на собеседовании

Будьте спокойнее, даже если вам откажут в приеме на работу, то – скорее всего – не будут убивать. Вам лишь скажут «извините, вы нам не подходите», а не поведут на расстрел хмурым осенним утром под тоскливые крики чаек. ЗАПОМНИТЕ: Жизнь для вас не закончится!

Собеседование при приеме на работу как форма деловой беседы

12

14 Резюме

Резюме

В любой беседе нужно:

В беседе нельзя:

Видеть проблему и искать пути её решения.

Видеть причину проблемы в виновности человека.

Удовлетворять свои и чужие потребности.

Удовлетворять только свои потребности.

Формировать установку на согласие. Задавать вопросы для ответов «Да».

Задавать вопросы, предполагающие ответы «нет».

Излагать выгоду и пользу своего предложения для партнёра

Делать упор на свои предложения.

Управлять эмоциями и выдерживать позицию на равных в спокойной уверенности.

Допускать срывы, держать себя униженно или высокомерно.

Брать на себя всю ответственность за происходящее.

Обвинять партнёра в непонимании, упрямстве, перекладывать на него ответственность.

Иметь выбор вариантов и предлагать их.

Останавливаться на первом приемлемом варианте.

Понимать язык поз и жестов партнёра и подстраиваться к ним.

Игнорировать состояние партнёра.

Подавать обратную связь как отражение собственных чувств и состояния.

Предлагать обратную связь в виде обвинений и негативной оценки личности партнёра или его действий.

Уточнять смысл высказываний партнёра, отражать своё понимание этого смысла.

Поддаваться иллюзии: всё понятно без всяких уточнений.

Оформлять представления о конечном желаемом результате в виде конкретного решения.

Формулировать цели беседы в терминах процесса (обсудить, достичь договорённости и т.д.).

Видеть плюсы и минусы своих и чужих предложений.

Видеть только плюсы своих и минусы чужих предложений.

13

15 Вопрос 2 Переговоры, формы и подготовка проведения

Вопрос 2 Переговоры, формы и подготовка проведения

16 Общение при проведении переговоров

Общение при проведении переговоров

Правила ведения переговоров

Отношения ведущих переговоры

Расположение участников переговоров

Обстоятельства, влияющие на ход переговоров

Рациональность

Понимание

Общение

Присутствие зрителей

Ход переговоров

Достоверность

Совет

Необходимость избегать поучительного тона

1. Опустите пространные пояснения о причине своего прихода. 2. Сразу же четко изложите суть. 3. Это обезоружит оппонента и избавит его от необходимости гадать, зачем вы пришли.

Принятие предложений

14

17 Недостатки в стратегии при проведении переговоров

Недостатки в стратегии при проведении переговоров

Недостатки

Рекомендации

«Холодный запуск» Партнер вступает в переговоры, не обдумав в достаточной степени их необходимость и цель, а также сложности и возможные последствия.

В этом случае за ним лишь «ответный ход», то есть он будет реагировать, а не действовать, не от него будет исходить инициатива.

«Отсутствие программы» У партнера нет четкого плана действий в пределах максимальных и минимальных требований.

Разумнее вести переговоры, имея в голове или на бумаге различные варианты действий.

Подобные несовпадения интересов, зачастую вызываемые узковедомственными или просто эгоистичными соображениями, блокируют собеседника, отбивают у него охоту вести переговоры вообще.

«Главное, чтобы меня это устраивало!» Партнер настолько выпячивает собственные интересы, что представители другой стороны не видят для себя никаких преимуществ.

15

18 1. Воспринимать друг друга вне контекста «друзья-противники»

1. Воспринимать друг друга вне контекста «друзья-противники»

7. Сосредоточиться на выгодах, а не на позициях

9. Не устанавливать на переговорах «нижней границы»

Рекомендации по ведению переговоров

2. Видеть цель переговоров в разумном решении, полученном быстро и в полном согласии

10. Продумать возможность взаимной выгоды

11. Представить множество вариантов на выбор, а решение принять позже

3. Отделять споры между людьми от решаемых задач

12. Рассуждать и прислушиваться к доводам, уступать принципам, а не нажиму

4. Лучше быть мягким с людьми и жестким к проблеме

8. Настаивать на использовании объективных критериев

5. Действовать независимо от доверия или недоверия

13. Стараться достичь результата, основанного на нормах, которые зависят от воли сторон

6. Изучать интересы сторон

«ПЕРЕГОВОРЫ – ЭТО НЕ МЕСТО ДЛЯ ПОРЫВОВ, ЭТО МЕСТО ДЛЯ ДИПЛОМАТИИ» (Французская пословица)

16

19 Вопрос 3 Деловое совещание как форма делового общения

Вопрос 3 Деловое совещание как форма делового общения

20 Общение в ходе проведения совещания

Общение в ходе проведения совещания

Деловые совещания – один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, один из инструментов управления причастностью сотрудников к делам своей организации

Алгоритм подготовки совещания

Типы совещаний

Планирующие

Контролирующие

Информативные

Оперативные

Мотивационные

Проблемные

Определение числа участников оптимальное число участников 6-7 человек

Определение времени проведения целесообразно проводить совещания в определенный день недели, желательно в конце рабочего дня или во второй его половине

Определение цели цель совещания – это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы

Организация пространственной среды рекомендуется рассаживать участников таким образом, чтобы люди видели глаза, лицо, мимику, жесты друг друга

17

21 «Разрушители» слова не могут произнести, чтобы не погубить чью-то идею

«Разрушители» слова не могут произнести, чтобы не погубить чью-то идею

чей-то проект или чье-то самолюбие

«Говорящие начистоту» это люди, которые всегда честно высказывают свое мнение

«Заводилы» они усвоили поразительную силу слов: «Вы правы».

Кто есть кто на совещании?

«Мученики» они хорошо разряжают обстановку и быстро берут на себя ответственность, когда что-то пошло не так

«Государственные мужи» продвигают себя или заставляют двигаться вперед совещание за счет умелого обращения с людьми

«Ораторы» проникновение в суть вещей подменяется у них эмоциями и краснобайством

«Адвокаты дьявола» для них все спорно

«Каменные лица» эти держат свои мысли при себе

18

22 Рекомендации по контролю дискуссии

Рекомендации по контролю дискуссии

Для активизации обсуждения предложений: • задавать вопросы; • высказывать одобрение тем участникам совещания, кто вносит конструктивные предложения; • побуждать возникновение альтернативных точек зрения; • не допускать резких выпадов в чей-либо адрес; • чем выше «температура» дискуссии, тем хладнокровнее должен вести себя ее организатор; • оказывать всестороннюю поддержку новым прогрессивным идеям; • быть готовым к отрицательному исходу коллективного обсуждения; •не подавлять мнение меньшинства, возможно, оно и есть перспективное.

Для активизации участников совещания: • иметь оптимальную стратегию принятия решения; • создать условия для творческой работы; • не использовать самому и не позволять другим оперировать деструктивной критикой и критиканством; • не давать участникам совещания возможности выключаться из работы; • не оставлять без внимания даже самые незначительные предложения.

Для сохранения единства участников совещания: • не принимать чью-то сторону до окончательного подведения итогов; • не высказывать первым свою точку зрения; • поддерживать новых работников, молодых специалистов и не позволять нападать на них.

19

23 Резкое понижение организованности поведения проявляется в утрате ранее

Резкое понижение организованности поведения проявляется в утрате ранее

приобретенных навыков; резком снижении надежности и логичности действий; импульсивности; суетливости; сумбурности.

Психологические реакции на экстремальную ситуацию

Повышение эффективности действий проявляется в мобилизации всех ресурсов психики, наблюдается повышенный самоконтроль, четкость восприятия и оценки обстановки, адекватности действий

Резкое торможение активных действий проявляется в состоянии ступора, оцепенении

«В КРИТИЧЕСКИЙ МОМЕНТ ЛЮДИ, НЕ ОКАЗАВШИЕСЯ НА ВЫСОТЕ ПОЛОЖЕНИЯ, ПРЕВРАЩАЮТ ОПАСНОСТЬ В КАТАСТРОФУ. ОПАСНОСТЬ ЗАКЛЮЧАЕТСЯ В НИХ САМИХ» (Д.Ллойд-Джордж)

20

«Технологии различных форм делового общения»
http://900igr.net/prezentacija/psikhologija/tekhnologii-razlichnykh-form-delovogo-obschenija-136475.html
cсылка на страницу
Урок

Психология

42 темы
Слайды
900igr.net > Презентации по психологии > Деловое общение > Технологии различных форм делового общения