Виды делового общения Скачать
презентацию
<<  Приёмы Деловая беседа  >>
Организация и проведение совещаний
Организация и проведение совещаний
Литература
Литература
Понятие делового совещания
Понятие делового совещания
Деловое совещание
Деловое совещание
Конференция
Конференция
Процесс
Процесс
Классификация корпоративных совещаний
Классификация корпоративных совещаний
Проблемные совещания
Проблемные совещания
Консультационные совещания
Консультационные совещания
Формальное совещание
Формальное совещание
Стиль совещания
Стиль совещания
Симпозиумы
Симпозиумы
Подготовка совещаний
Подготовка совещаний
Организация и проведение небольшого оперативного совещания
Организация и проведение небольшого оперативного совещания
Секретарь
Секретарь
Подготовка и проведение совещания
Подготовка и проведение совещания
Повестка дня
Повестка дня
Список участников
Список участников
Составление текста приглашения
Составление текста приглашения
Текст приглашения
Текст приглашения
Оповещение участников
Оповещение участников
Уточнение списка участников
Уточнение списка участников
Организация рабочей группы
Организация рабочей группы
Определение финансовых расходов
Определение финансовых расходов
Проведение организационных мероприятий
Проведение организационных мероприятий
Обслуживание совещаний
Обслуживание совещаний
Встреча участников совещания
Встреча участников совещания
Регистрация участников совещания
Регистрация участников совещания
Примерная форма списка
Примерная форма списка
Документы
Документы
Контроль за временем ведения совещания
Контроль за временем ведения совещания
Персональные вызовы
Персональные вызовы
Документирование совещания
Документирование совещания
Ведение протокола
Ведение протокола
Протоколы делятся на краткие и полные
Протоколы делятся на краткие и полные
Протоколы формируются в дела вместе с документами
Протоколы формируются в дела вместе с документами
Принятие решения
Принятие решения
Текст решения совещания
Текст решения совещания
Вопросы для самопроверки
Вопросы для самопроверки
Практические задания
Практические задания
Слайды из презентации «Совещания» к уроку психологии на тему «Виды делового общения»

Автор: Татьяна. Чтобы увеличить слайд, нажмите на его эскиз. Чтобы использовать презентацию на уроке, скачайте файл «Совещания.ppt» бесплатно в zip-архиве размером 197 КБ.

Скачать презентацию

Совещания

содержание презентации «Совещания.ppt»
СлайдТекст
1 Организация и проведение совещаний

Организация и проведение совещаний

Вопросы: Понятие делового совещания Классификация совещаний Подготовка совещаний Обслуживание совещаний.

2 Литература

Литература

Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. Справочник. – СПб.: Изд-во Герда , 2005. - С. 169-182. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. – М.: ООО Журнал «Управление персоналом», 2006. - С.231-250. Кюнг П.А. Подбор помещения для конференции.// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005. № 3. С. 90-93. Кюнг П.А. Виртуальные конференции.// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005. № 4. С. 88-90. Несмеева А. Взорви совещание!// Connect! Мир Связи, 2004. № 8 / www. connect. ru Санкина Л.В. Обязанности секретаря в подготовке совещаний. // Справочник секретаря и офис менеджера. 2003. - № 8 Стенюков М.В. Секретарское дело. – М.: Книга-сервис, 2003. - С.159-162. Солякин А.В., Богатырева Н.А. Деловое общение: конспект лекций. – М.: Приор-издат, 2005. – С. 50-53. Шубенкова Т. Внимание! Совещание начинается.//Секретарское дело, № 11. С.77-78. Эффективность корпоративных совещаний.// www.osher.ru

3 Понятие делового совещания

Понятие делового совещания

1. Понятие делового совещания.

В определениях всех форм коллегиальной деятельности присутствует слово «совещание», от глагола совещаться, т.е. сговариваться, советоваться, совместно обсуждать с кем-либо что-либо. Синонимы слова «совещание» - пятиминутка, летучка, оперативка, планерка. Таким образом, под совещанием понимается такой вид управленческой деятельности, при котором определенное количество участников собирается в заранее оговоренном месте в обусловленное время для обсуждения и принятия решений по заранее поставленным вопросам.

4 Деловое совещание

Деловое совещание

– наиболее распространенное форма группового обсуждения деловых (служебных) вопросов, основным элементом которой является дискуссия. Цель любого совещания – поиск объективного решения.

5 Конференция

Конференция

(от лат.- собирать в одно место) – собрание, совещание представителей правительств, общественных, партийных, научных и т.п. организаций для обсуждения и решения к/л вопросов. В настоящее время конференции часто проводятся в информативных целях. Симпозиум (от лат.– пиршество, пирушка у древних греков и римлян, часто сопровождающаяся беседой) – совещание, обычно международное, посвящено к/л специальному (главным образом научному) вопросу. Слово «собрание» происходит от слова собирать (сбирать), созывать в одно место. Сегодня под собранием понимается заседание членов к/л организации для обсуждения к/л вопроса или принятия решения. Под заседанием также понимается собрание, совещание членов к/л организации для коллективного обсуждения вопросов, но это уже регулярная работа коллективного органа – заседания коллегии, совета, комитета, правления.

6 Процесс

Процесс

Совещание - процесс сложный и при его проведении следует учитывать множество факторов, в том числе психологических. Обычно на совещании решаются важные служебные вопросы, принимаются ответственные для организации решения, часто требующие материальных и финансовых затрат, а нередко и налаживания правовых отношений вне компании. Как правило, совещания организуются по инициативе руководителей. Организация совещаний - это один из основных видов деятельности секретарей.

7 Классификация корпоративных совещаний

Классификация корпоративных совещаний

2. Классификация корпоративных совещаний.

По целям, уровню полномочий и ответственности, правилам проведения в организации можно выделить следующие типы совещаний: 1. Деловые совещания. Цель - принятие решений. Такие совещания имеют повестку дня, участники оценивают состояние дел, делятся информацией, обсуждают вопросы повестки, принимают по ним решения, распределяют обязанности и согласовывают свои действия. 2. Производственные (оперативные, диспетчерские) совещания. Цель - получение информации о текущей ситуации, выяснение проблем, заслушивание отчетов о проделанной работе.

8 Проблемные совещания

Проблемные совещания

3. Проблемные совещания. Цель - обсуждение возникших проблем, поиск оптимальных решений, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов. 4. Инструктивные совещания. Цель - проинструктировать персонал о предстоящей работе, распределить полномочия и ответственность. 5. Информационные совещания. Цель - передача информации на нижние уровни организации.

9 Консультационные совещания

Консультационные совещания

6. Консультационные совещания. Цель - выявление потребностей и ожиданий заинтересованных сторон. 7. Совещания рабочих групп, комитетов, комиссий. Цель - детальное планирование. 8. Итоговые совещания. Цель - оценка итогов или прогресса, достигнутого организацией, подразделением или отдельными работниками в продвижении к поставленным целям.

10 Формальное совещание

Формальное совещание

Совещания могут быть формальными и неформальными.

Формальное совещание характеризуется наличием правил и процедур, предсказуемостью, наличием председателя и секретаря, повестки дня, как правило, проводится предварительная рассылка участникам документов совещания, оформляется письменное решение или протокол совещания. Неформальное совещание проводится, не придерживаясь каких-либо правил, без повестки, председателя и секретаря.

11 Стиль совещания

Стиль совещания

Выделяют состязательный и согласительный стили совещаний.

Состязательный стиль предполагает открытую дискуссию по всем спорным вопросам. Согласительный стиль предполагает подчинение личных интересов участников интересам организации, доминирующую роль руководителя совещания.

12 Симпозиумы

Симпозиумы

Еще совещания классифицируют:

По периодичности проведения – разовые, регулярные, периодические; По количеству участников – узкий состав (до 5 человек); расширенные (до 20 человек); представительные (свыше 20 человек). От состава участников – международные, всероссийские, областные, городские и т.д. По сфере применения: в науке – семинары, конференции, симпозиумы, заседания ученых советов; в политике - митинги, пленумы, съезды партий. По тематике: кадровые, административные, финансовые, технические.

13 Подготовка совещаний

Подготовка совещаний

3. Подготовка совещаний.

При подготовке совещаний секретарю полезно знать ряд рекомендаций по менеджменту: на служебные совещания тратится от 25 до 30% рабочего времени руководителя, поэтому проведение совещания должно быть действительно необходимым; на совещания выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке; за решение определенных вопросов должен отвечать только один человек, если работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного. Совещание заканчивается принятием решения. В решении должны быть указаны исполнители, конкретизированы работы и сроки их исполнения. Необходимо проконтролировать и огласить выполнение решений, принятых на предыдущем совещании.

14 Организация и проведение небольшого оперативного совещания

Организация и проведение небольшого оперативного совещания

Совещание проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, в кабинете руководителя. В обязанности секретаря входит: оповещение участников контроль за своевременной явкой участников совещания выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия не пришедших сотрудников вызов работников на совещание по требованию руководителя.

15 Секретарь

Секретарь

Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной. Секретарь должен позаботиться о достаточном количестве стульев, бумаги для записей и канцелярских принадлежностей. На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами.

16 Подготовка и проведение совещания

Подготовка и проведение совещания

с большим количеством участников.

Подготовка к большим совещаниям или заседаниям начинается за 1,5 - 2 недели до проведения. Секретарь совместно с руководителем: Определяют тему, цель совещания и состав участников. Уточняют дату, время и место проведения совещания. Составляют повестку дня, списки участников и докладчиков.

17 Повестка дня

Повестка дня

Первый документ, который составляют при подготовке совещания. Повестка дня - перечень вопросов для обсуждения, необходимый для того, чтобы совещание "протекало в нужном русле". При составлении повестки дня рекомендуется первыми ставить вопросы, по которым больше всего приглашенных участников. Остальные вопросы располагаются по степени сложности (от сложных к простым). В повестке дня указывают вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и должности лиц, докладывающих каждый вопрос. Вопросы нумеруются. Их формулировка начинается с предлога «О», «Об», например: 1. Об итогах деятельности…… 2. О подготовке к соревнованиям…..

18 Список участников

Список участников

Это второй документ, который подготавливается секретарем. Список участников лучше составлять в определенной форме: фамилия, имя, отчество организация, должность дата и способ направления приглашения подтверждение получения приглашения (дата) согласие принять участие (да/нет) тема выступления нуждается ли в гостинице нуждается ли в билетах на обратный путь прибыл на заседание.

19 Составление текста приглашения

Составление текста приглашения

Далее в работу секретаря входит:

Составление текста приглашения. Оповещение участников и рассылка приглашений. Уточнение списка участников Подготовка материалов для рассмотрения на совещании Организация рабочей группы совещания и распределение обязанностей Определение финансовых расходов Проведение организационных мероприятий

20 Текст приглашения

Текст приглашения

1. Текст приглашения.

Типовой текст приглашения включает: ФИО приглашаемого, название организации, характер совещания, время, дату и место его проведения, рассматриваемые вопросы. Подписывает приглашение руководитель. В тексте приглашения следует указать продолжительность совещания.

21 Оповещение участников

Оповещение участников

2. Оповещение участников и рассылка приглашений.

Секретарь составляет список рассылки приглашений Рассылка приглашений может быть осуществлена курьером, письмом, факсом, телефонограммой, электронной почтой (автоматическая рассылка) и т.д. Распространенным способом приглашения на совещание являются телефонограммы. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре и согласовывается с руководителем. При передаче телефонограммы попросите записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи, особенно места и времени совещания.

22 Уточнение списка участников

Уточнение списка участников

3. Уточнение списка участников. За 5-6 дней до начала совещания секретарь проверяет список участников. 4. Подготовка материалов для рассмотрения на совещании: основного сообщения, справочно-информационных материалов, проекта решения. Большое значение имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для коллегиального обсуждения На этом этапе необходимо уточнить с руководителем регламент проведения совещания: начало, окончание, максимальное время для доклада и выступлений. Важнейшее место в подготовке совещания занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и разосланы за 24 часа до совещания.

23 Организация рабочей группы

Организация рабочей группы

5. Организация рабочей группы совещания и распределение обязанностей.

Секретарь продумывает перечень работ, которые должны быть выполнены службами организации при подготовке совещания. По перечню работ создается рабочая группа, распределяется, кто из сотрудников какую работу выполняет, и на каком этапе. При подготовке крупных совещаний с большим количеством участников следует закрепить ответственных за его проведение приказом руководства.

24 Определение финансовых расходов

Определение финансовых расходов

6. Определение финансовых расходов:

Аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы, размножение информационных материалов и т.Д.

25 Проведение организационных мероприятий

Проведение организационных мероприятий

7. Проведение организационных мероприятий:

Размещение участников. Заказ гостиницы. Заказ транспорта Встреча, регистрация участников. Организация кофе-паузы. Организация культурно-массовых мероприятий. Закупка канцелярских принадлежностей, воды, цветов. Техническое обслуживание совещания.

26 Обслуживание совещаний

Обслуживание совещаний

4. Обслуживание совещаний.

В обслуживание совещания входит: Встреча участников совещания. Регистрация участников совещания. Контроль за временем ведения совещания. Документирование совещания. Принятие решения.

27 Встреча участников совещания

Встреча участников совещания

При проведении совещания с ограниченным числом участников секретарь встречает их перед входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствует каждого и приглашает пройти на совещание. При проведении совещания с большим числом участников один сотрудник встречает участников при входе в здание, приветствует, указывает, где раздеться, куда пройти, а другой из организаторов встречает участников при входе в зал совещания. Часто организация встречи бывает сложной. Кого-то надо встретить в аэропорту, другого на ж/д вокзале или автовокзале, в день совещания заехать за участником в гостиницу и т.д. Поэтому процедура встречи должна быть продумана до мелочей и детально расписана между членами рабочей группы: кто, кого, когда и где встречает.

28 Регистрация участников совещания

Регистрация участников совещания

Регистрацию участников начинают за 30 минут до начала совещания, ее проводят, как правило, перед помещением. В тех случаях, когда состав участников известен, рекомендуется проводить регистрацию по заранее отпечатанным спискам. Этот список используется и для рассылки материалов и пригласительных билетов. Регистрация позволяет к моменту открытия совещания знать количество и состав присутствующих.

29 Примерная форма списка

Примерная форма списка

№ П/п

ФИО участника

Должность

Организация

Адрес, телефон

Очень удобно одновременно с регистрацией проставлять отметки на командировочных удостоверениях. Во время регистрации следует сразу же собрать сведения о потребности в обратных билетах. В ходе регистрации следует выяснить желание принять участие в культурной программе.

30 Документы

Документы

При регистрации участникам выдаются, если не были разосланы ранее, необходимые для совещания документы: тезисы, проекты решений и др. Попутно могут выдаваться подготовленные канцелярские принадлежности: папки, блокноты, авторучки и т.п. За 5 минут до начала секретарь объявляет о том, что совещание начинается. Если на совещании присутствуют гости, их следует проводить в зал и усадить на первых рядах. Остальные участники размещаются произвольно.

31 Контроль за временем ведения совещания

Контроль за временем ведения совещания

Совещание должно начинаться точно в назначенное время. Желательно сразу согласовать с участниками правила совместной работы: Регламент выступлений Перерывы Время окончания совещания

32 Персональные вызовы

Персональные вызовы

Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона, сокращая до минимума персональные вызовы. Если необходимо срочно вызвать кого-либо из участников совещания, то секретарь передает ему записку – это позволит участнику покинуть зал потихоньку, не мешая остальным. Если секретарь принимает участие в совещании, то в его обязанности входит: Раздача материалов участникам совещания Подборка документов для руководителя Сообщение руководителю об опоздавших. Сообщение об участниках совещания, которые просят слова Предупреждение о наступлении времени перерыва.

33 Документирование совещания

Документирование совещания

Ход совещания можно и нужно стенографировать, вести фонограмму, видеозапись или протоколировать. Стенограмма и фонограмма – это дословная запись всего, что говорилось на совещании, т.е. всех выступлений, вопросов, ответов, реплик. Для ведения стенограмм и расшифровки фонограмм требуются специальные работники: стенографистки, диктофонистки Это достаточно дорогостоящий вид документирования совещаний. Его целесообразно вести лишь для наиболее важных мероприятий или в том, случае, когда заранее предусматривается публикация материалов совещания.

34 Ведение протокола

Ведение протокола

В протоколе должно быть зафиксировано: название совещания; дата, время и место проведения; ФИО присутствующих и тех, кто не смог присутствовать; вопросы повестки дня; высказанные мнения, предложения и идеи по каждому вопросу; принятые согласованные решения; намеченные мероприятия, фамилии ответственных исполнителей. По итогам совещания секретарь оформляет и подписывает у председателя протокол.

35 Протоколы делятся на краткие и полные

Протоколы делятся на краткие и полные

В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола. В 3-5-дневный срок протокол уточняется, редактируется и оформляется. Если к протоколу прилагается стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем совещания. При составлении протокола важно, чтобы обеспечивалась его юридическая полноценность, которая определяется наличием всех необходимых реквизитов, их правильным оформлением и строгой достоверностью информации. Протокол считается окончательно оформленным после того, как к нему будут приложены все относящиеся к совещанию документы и материалы.

36 Протоколы формируются в дела вместе с документами

Протоколы формируются в дела вместе с документами

созданными в процессе подготовки заседания:

Повесткой дня приглашением списками участников заседания списком приглашенных докладами или тезисами выступлений справочными материалами по обсуждаемым вопросам проектами решений и итоговых документов (все по одному экземпляру).

37 Принятие решения

Принятие решения

Решения могут вырабатываться двумя путями: Специально выбранная комиссия по подготовке решения заранее составляет его проект и зачитывает, а участники совещания вносят свои коррективы и принимают проект решения по результатам голосования. Председатель собрания подводит итоги обсуждения и формулирует решение; после принятия решения голосованием определяется лицо (группа лиц), осуществляющих контроль за исполнением принятого решения.

38 Текст решения совещания

Текст решения совещания

После окончания совещания секретарь:

Перепечатывает исправленный и дополненный текст решения совещания; контролирует сроки и качество перепечатки стенограмм или магнитофонной записи; устанавливает контакты и поддерживает связь с теми участниками совещания, которые должны отредактировать тексты своих выступлений или принять участие в исполнении некоторых решений совещания; организует заказ на размножение материалов в множительном бюро или типографии; согласовывает с руководителем и составляет список лиц или организаций, которым необходимо направить материалы совещания; организует вместе с работниками экспедиции рассылку материалов совещания.

39 Вопросы для самопроверки

Вопросы для самопроверки

Какова роль секретаря в процессе подготовки и проведения оперативных совещаний? Выделите типы совещаний и назовите их цели. В чем отличие формальных и неформальных совещаний? Что должно быть зафиксировано в протоколе совещания? Каковы обязанности секретаря после окончания совещания? Перечислите и раскройте этапы подготовки совещания с большим количеством участников. Перечислите и раскройте этапы обслуживания совещания.

40 Практические задания

Практические задания

Составьте и оформите текст приглашения на совещание. Составьте и оформите протокол совещания.

«Совещания»
http://900igr.net/prezentatsii/psikhologija/Soveschanija/Soveschanija.html
cсылка на страницу
Урок

Психология

41 тема
Слайды
Презентация: Совещания.ppt | Тема: Виды делового общения | Урок: Психология | Вид: Слайды